Els arxius i la gestió documental a la campanya del 27-S: alguns en parlen, pocs filen prim !

Cerdanyola del Vallès, 27 de setembre de 2015

Avui, 27 de setembre de 2015, Catalunya té una cita crucial en unes de les eleccions més transcendentals dels darrers anys. Siguin o no plebiscitàries, els programes dels partits polítics mostren un ideari ampli. No és costum, malauradament, al nostre país revisar promeses i punts programàtics dels partits quan passada l’eufòria de la campanya la normalitat hauria d’exigir el seu compliment més estricte, i en el seu defecte, reclamar retre comptes del que s’ha fet i del que no s’ha volgut desenvolupar. Però som en un país que oblida sovint les promeses electorals i no sempre en reclamem el seu compliment, especialment, aquelles no complertes i que a partir de discursos paral·lels queden en l’oblit. Encara recordo amb nostàlgia les paraules del futur president de l’Estat espanyol al Palau Sant Jordi de Barcelona, l’any 2003, entonant allò de "Apoyaré la reforma del Estatuto que apruebe el Parlamento catalán". Per no parlar de les reiterades faltes de respecte i compromís de l’actual Govern Espanyol en tots els àmbits i, també, en la cultura, on encara estem esperant la inversió prevista per l’any 2008-2009 de l’Arxiu Històric de Girona o la increïble amnèsia de l’Estat quan es posa sobre la taula la necessitat de disposar, com la resta de províncies, de l’Arxiu Històric de Barcelona. Per no parlar del retorn dels documents catalans a Salamanca i la singular situació de l’Arxiu de la Corona d’Aragó.

Abans d’entrar en contingut, una premissa que no cal obviar. Qui protegeix, descriu, dona accés i difon els documents des de fa anys i segles ? qui és el responsable de la gestió de la documentació de les administracions, dels ajuntaments, o de la Generalitat ? qui te la clau del coneixement i l’experiència en l’accés als documents? quina és la peça estratègica d’un bon sistema de transparència? Jo no en tinc cap dubte, els ARXIVERS I GESTORS DE DOCUMENTS. Qui, si no, pot donar respostes a aquestes qüestions amb l’expertesa de segles de treball i la seva capacitat d’innovar i adaptar-se als nous requeriments de la gestió dels documents. Qui, si no, pot garantir un accés als documents que custodia des de fa anys en diferents formats ? No ens equivoquem! El pergamí i el paper són part de la nostra història, però també ho son els documents electrònics amb la complexitat de la seva gestió, entre d’altres.  En conseqüència, es pot garantir la transparència i el bon govern sense els arxivers i gestors documentals? jo diria que no, però cal veure que exposen, per exemple, els partits polítics.

PROGRAMES ELECTORALS I ARXIUS:

Els darrers mesos hem assistit a la singular tramitació i aprovació de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. S’ha escrit molt al respecte i podria ser un bon exemple del que obsessiona a vegades als partits, però realment en algun moment del procés de la seva tramitació he tingut la sensació d’assistir a una cursa, amb cops de colze i poc fair play, per veure qui liderava el projecte,. Probablement, l’escenari més adequat hagués estat el d’una llei que incorporés en el seu desenvolupament a tots els agents que tenen competències, coneixements i, no ho oblidem, experiència contrastada, des de fa anys, en la matèria sobre la que es legisla.

És en aquest context, en les eleccions més transcendentals dels darrers anys i a la vista de les reflexions fetes per alguns arxivers compromesos que he volgut analitzar qualitativa i quantitativament com son tractats alguns conceptes bàsics de l’arxivística, la gestió documental i la transparència en els programes electorals.  A primers de setembre l’arxiver Adrián Cruz (@Walkofalife) exposava una part del programa de @catsiqueespot. Un cop llegit l’extracte en el que s’observen algunes línies i compromisos del programa, la meva primera impressió, i coincideixo amb l’Adrià i les posteriors aportacions (respostes) fetes per part d’en Joan Soler i Vicenç Ruiz, via tuiter, és que són propostes genèriques i, jo afegiria, que en algunes ocasions són idees poc precises i poc contrastades amb el sector professional: arxivers i gestors de documents. Així mateix, no voldria deixar al marge l’article de l’Aniol Maria, titulat  ‘Programes electorals i metadades’ publicat al Núvol, en el qual fa un singular i personal anàlisi dels programes electorals. Segur que si el llegiu, us sorprendran algunes de les dades que aporta.

De fet, també coincideixo amb algunes exposicions realitzades els darreres dies en la línia que normalment són els gestors culturals i no els professionals, arxivers o gestors de documents, qui proposen les polítiques en matèria d’arxius, gestió documental, transparència o administració electrònica. En aquest punt he de ser sincer, pocs partits i governs saben escoltar als professionals; pot ser per manca de capacitat de persuasió dels professionals i a vegades per la plena confiança d’alguns polítics en ells mateixos sumat a la capacitat de saber de tot amb suficiència. I, fins hi tot, en algunes ocasions, el sistema es pot pervertir en excés quan responsables de l’àmbit administratiu d’una organització donen lliçons d’arxivística, gestió documental o qualsevol disciplina, sense saber realment del que parlen. Aquestes actituds poden condicionar molt negativament el desenvolupament d’un Sistema d’Arxius o d’un arxiu o servei de gestió documental d’una organització, per exemple.

Per altra banda, notar que els arxius NO han estat esmentats en els debats sobre cultura. Òbviament no els he seguit tots, però tinc la sensació que allò en què es fonamenta la nostra societat i història, els documents, resta al marge; la gestió documental, garant de les polítiques de transparència, de bon govern i funcionament eficient de qualsevol administració d’un estat desenvolupat i modern és sovint menystinguda i relegada a una cita marginal, en el millor dels casos, i la transparència, paraula objecte de culte lingüístic, encaixa com a prefix i sufix de qualsevol concepte i a qualsevol preu, estant àmpliament representada en els programes dels partits polítics.

ANÀLISI DELS PROGRAMES DELS PARTITIS POLÍTICS:

Feta aquest reflexió, proposo un anàlisi quantitatiu i qualitatiu de les propostes dels partits a través d’una revisió superficial dels seus programes electorals, esperant no haver-me deixat de recollir cap dada rellevant.

Els partits polítics analitzats, han estat els següents:

Les dades s’han extret dels programes electorals dels partits a partir del buidat de l’OCR i validació del número de repetició d’un concepte de forma vinculada als arxius i gestió documental; per exemple, la paraula accés només s’ha comptat quan es refereix a accés a la documentació o informació. O en el recompte de la paraula transparència no s’ha comptabilitzat les vegades que apareix citada en el títol de la Llei de Transparència, sinó només quan s’exposa el concepte vinculats als arxius o gestió dels documents que inclou accés a la documentació i informació.. Per analitzar les dades dels PDF s’ha fet un OCR en els documents dels diferents partits, excepte el programa del Partit de Ciutadans que presenta un document PDF bloquejat i no permet fer cerques.

Anàlisi quantitatiu

L’objectiu d’aquest anàlisi és detectar, de forma senzilla, la referència a 5 conceptes relacionats amb l’arxivística i gestió documental, i per extensió amb els reptes de l’administració del present i del futur: arxiu/s, gestió documental / gestió de documents, transparència, preservació digital i accés. Una primera referència, i lògicament amb un valor quantitatiu, és el número de pàgines dels programes electorals. En un primer moment, vaig valorar la possibilitat d’establir una proporcionalitat pàgines / concepte, però no ha semblat rellevant per no existir una clara correspondència tal i com es pot observar en les dades següents. En tot cas, cadascú pot fer una valoració personal de les dades.

Gràfic 1. Observem les pàgines en les quals els partits polítics desenvolupen el seu programa.

És evident que la quantitat de pàgines no pot ser una referència de qualitat. Analitzant els programes, els missatges queden condicionats pel caràcter ‘plebiscitari’ que tenen aquestes eleccions o, si més no, pel que sembla que alguns partits defensen, continuïtat o independència, i pels discursos a favor o en contra d’aquest fet. Per tant, el contingut de programa de futur en alguns casos queda diluït enmig dels arguments sobre la independència.

Acceptem, per endavant, que els programes electorals donen missatges generalistes, i els arxius i la gestió documental no acostumen a ser objecte de tractament ni de reflexió. Sorprèn més quan es fa un anàlisi qualitatiu, ja que en alguns casos, com veurem més endavant, alguns partits dediquen pàgines a la cultura i a l’administració, on encabiríem la gestió documental, però les referències a un Sistema d’Arxius, els òrgans que el composen o les polítiques que s’impulsen, són ben escasses o inexistents.

El buidatge de dades relacionades amb els 5 conceptes han donat els següents resultats:

Gràfic 2. Recull del número de repeticions de les paraules clau analitzades

La paraula arxiu queda relegada a una aparició en el programa de Junts pel Sí i per fer esment a un dels conflictes més crítics del nostre país en matèria d’arxius, com és la figura de l’Arxiu de la Corona d’Aragó. Aquest conflicte històric i que provoca l’incompliment dels principis de l’arxivística moderna, mereix capítol a part. Tanmateix, en el programa de Catalunya Si que es pot apareix en 9 ocasions fent referència a aspectes tant diversos com la Xarxa Arxius Comarcals, els programes dels arxius i l’arxiu de la Filmoteca, entre d’altres. I punt i final, cap altra referència de la resta de partits a aquest concepte.

La paraules gestió documental / gestió de documents apareix en referència a la Subdirecció General d’Arxius i Gestió Documental (curiosament aquesta denominació és anterior a l’any 2012 fins que  el nou Govern de CiU va modificar el  seu nom passant a ser Subdirecció General d’Arxius i Museus. En tot cas, és evident que la denominació actual és artificial i si mirem al futur s’hauria de recuperar la denominació d’arxius i gestió documental, sens dubte. El PP també fa referència a la gestió documental citant-la en un apartat de comptabilitat, gestió de les empreses i gestió administrativa.

La paraula transparència apareix sobre explotada en tots els programes, excepte el del PP. Amb un total de 166 repeticions és curiós visualitzar la seva distribució, però també s’observa un excés en el seu ús; és a dir, en alguns casos apareix com la paraula TOP del programa. Una paraula de moda, si em permeteu, que a tothom li va bé col·locar-la quan parla de qualsevol àmbit del seu programa, ja sigui bon govern, gestió administrativa, ecologia, infraestructures, etc. En l’aparta d’anàlisi qualitatiu, veurem alguns detalls.

Cas singular és la proposta del PSC en la qual planteja una Llei d’Accés a la Informació i de la Transparència. Aquesta llei hauria de promoure què els ciutadans i les ciutadanes tinguin la màxima informació. S’hauria de veure quin encaix proposen amb l’actual Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.

Gràfic 3. Distribució de la repetició de paraules pels diferents programes electorals.

Com he comentat, la paraula transparència la podem localitzar com a sufix, com a prefix, amb entitat pròpia, com a títol, etc. La situació actual i, especialment, els casos de corrupció i mal govern denunciats els darrers anys, projecten aquesta paraula a l’estatus de dogma i deure per les administracions. Fins aquí bé, però alerta que no quedi en una idea buida o de moda i passi com amb el recent afer de frau al medi ambient descobert en l’empresa Volkswagen als Estats Units; és a dir, en un altre àmbit, la paraula sostenible ha estat el lema i estàndard de moltes empreses i ara  s´ha constatat que no sempre s’aplica i es compleix. Esperem que el sobre ús de la paraula transparència es tradueixi en polítiques reals i efectives que traspassin la publicitat gratuïta en l’ús de les paraules i arribin a desenvolupar l’actual llei amb formes, probablement, més eficients i rigoroses que les realitzades en la seva elaboració, aprovació i primera fase de desenvolupament.

El nou govern haurà de valorar el que s’ha fet en relació a les polítiques de transparència i espero que dibuixi un escenari més seriós on incorpori a tots els professionals implicats i abandoni els corporativismes i partidismes com a primera premissa per a desenvolupar una llei tant transcendental pels ciutadans. Potser és un brindis al Sol, però vist la promiscuïtat en l’ús de la paraula, em ve un raig d’esperança.

La paraula preservació digital, digitalització apareix citada molt poc en els programes. Tres partits fan una remissió vinculada a les tecnologies de la informació i comunicació sense entrar en qüestions de preservació digital, administració electrònica o programes de digitalització. Només Catalunya Si que es pot parla de programes de digitalització de fons i documents. Ningú planteja què fer amb la preservació del món digital.

La paraula accés ‘als documents’ tot i que apareix en l’ideari programàtic de tots els partits, cal matisar el context en el que trobem la paraula. Normalment es menciona en la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern o en el context d’accés a la cultura o als equipament culturals. Només un partit fa una aproximació a l’accés als documents i remarca la voluntat que aquest sigui per Internet.

Curiosament els programa polítics dels partits no relacionen o ho fan de forma molt lleugera la transparència amb accés. I jo em pregunto, com s’executa la transparència ? Amb programes informàtics ? Amb més legislació ? Amb cursos de formació ? Però què hi ha al back-office, per usar una expressió de gestió documental, de la transparència ? Òbviament la legislació ha de ser més estricta i implacable amb els que promoguin el seu incompliment, però la demostració d’aquesta bona gestió que millora el govern i el fa més transparent als ciutadans no es altra que la de disposar dels documents accessibles utilitzant els sistemes eficients per posar a l’abast dels ciutadans els documents i la seva informació. Per tant, podem parlar molt de transparència, però si obviem l’accés als documents ens deixem allò més important. De fet, els documents són la matèria primera de qualsevol política de transparència, a la qual en aplicar uns procediments i amb la construcció dels mecanismes de gestió s’assoleixen els objectius de garantia del bon govern de l’administració.

I en aquest context, transparència sense accés als documents no sembla una equació factible i transparència sense arxivers i gestors de documents tampoc genera confiança. O dit en positiu, una política de transparència serà eficaç quan conjugui adequadament els coneixement i expertesa de tots els agents implicats, des dels que gestionen la matèria primera fins els que redacten les lleis i els decrets. Per tant, sense arxivers i gestors de documents, la transparència camina coixa.

Anàlisi qualitatiu:

Aquest segon anàlisi ens permet visualitzar els punts programàtics dels partits i veure la seva connexió no només amb els conceptes analitzats prèviament sinó amb les seves propostes. En aquest punt és necessària una reflexió prèvia. Qui elabora els programes ? qui planteja els reptes i punts de vista dels partits ? Qui toca de peus a terra i no només dissenya eslògans i frases mediàtiques per redactar el programa ? No sóc un utòpic i evidentment els polítics tenen la necessitat de proposar les seves línies d’acció, diferents, en molts cassos, a les realitzades en passades legislatures. La qüestió és el com; és a  dir, en el marc de les polítiques arxivístiques i de gestió documental d’un país modern es dibuixaria un escenari en el qual els màxims responsables ‘polítics’ avaluessin amb els professionals de les seves organitzacions quines línies estratègiques són les més adequades, innovadores i realistes en funció dels recursos. I projectar a,10 o 15 anys, un pla que garanteixi la constant millora del Sistema d’Arxius i sigui capaç de preveure i gestionar els canvis que la societat i la pròpia administració imposa. Més en el marc d’un món tant canviant com és el de l’administració electrònica i la preservació digital, per posar alguns exemples.

En tot cas, a continuació un breu anàlisi dels programes electorals dels partits polítics amb una mirada en aquells apartats relacionats amb arxius i gestió documental.

En tot cas, anem a continuació a un breu anàlisi dels programes electorals dels partits polítics amb una mirada en aquells apartats relacionats amb arxius i gestió documental.

• Junts pel SI. L’única referència al concepte arxius s’esmenta en relació a l’Arxiu de la Corona d’Aragó quan diu literalment ‘Negociarem amb l’Estat espanyol un acord de gestió dels fons comuns de l’Arxiu de la Corona d’Aragó’. Certament és un tema crític que mereix un tractament especial per la injustícia i greuges històrics de Catalunya respecte la resta de comunitats que formen part del Patronat. En resum i simplificant, l’Arxiu de la Corona d’Aragó té dipositats fons propis de Catalunya que la resta de comunitats (Aragó, Balears i Valencià) tenen dipositats i gestionen en els respectius arxius històrics.

        La transparència apareix en gairebé tot els àmbits. Des dels drets dels ciutadans al sistema elèctric o el sistema sanitari passant pels processos de provisió recursos humans.

Un punt interessant d’analitzar és l’apartat titulat ‘L'apoderament ciutadà, la transparència i el Govern Obert’. En aquest punt es fa referència a l’aprovació i desplegament de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern i ho relaciona amb avaluar la qualitat democràtica de les administracions públiques i assentar les bases de la transparència i una millora de la interacció entre la ciutadania i les administracions per al foment de la participació. Esperem fermament que en la propera legislatura permeti un treball eficaç i multidisciplinar en aquesta matèria, sense exclusió de col·lectius tant essencials per la correcta aplicació i implantació de polítiques de transparència com són els arxivers i gestors de documents.

L’entorn digital queda vinculat a desenvolupar les competències per al segle XXI  i les TIC han de ser una eina que afavoreixi una major cohesió social. En cap cas es planteja cap política sobre la preservació digital o programes de digitalització.

L’accés apareix relacionat amb la Llei 19/2014 de transparència, accés a la informació pública i bon govern dient: ‘La transparència i el retiment de comptes: Transparència és fer publicitat activa de l’activitat del Govern i l’administració, de manera permanent, actualitzada i comprensible per a les persones i per mitjà dels instruments de difusió que els permetin un accés ampli i fàcil a la informació i dades’.

Sense referència a gestió documental ni preservació digital.

  

• CUP. La transparència apareix poc reproduïda i vinculada al dret dels ciutadans a la informació i al sistema de contractació i govern de les administracions.

L’accés apareix referit a l’accés a la informació i a la cultura en un sentit ampli i sense detallar excessivament els mecanismes. De fet aposta per un accés universal a la cultura sense concretar la fórmula per assolir l’objectiu.

Sense referència a arxius, gestió documental ni preservació digital.

• PSC. La transparència apareix poc reproduïda i vinculada al dret dels ciutadans a la informació i al sistema de contractació i govern de les administracions.

L’accés introdueixen alguns conceptes importants tot i que en un format resumit i poc repetitiu com en la següent expressió: ‘Garantirem el dret a l’accés de la informació i facilitarem les eines neces­sàries, d’acord amb el principi d’accessibilitat universal’. I afegeix, introduint un àmbit en el qual els gestors documentals treballen activament com és l’administració electrònica amb una sentencia contundent: ‘Farem que tots els ciutadans i totes les ciutadanes de tots els municipis puguin realitzar tots els tràmits per via electrònica’. Qüestions de màxim interès i que seria recomanable desenvolupar per poder formar una opinió més precisa, ja que no és tant la idea o la proposta com la forma d’execució.

I en aquest sentit, dir que introdueixen l’ús d’open data i d’open-source software a les institucions. Dos qüestions reclamades i, en el cas de l’open data, una proposta necessària que no plantegen molts partits.

En un sentit més ampli, exposen ‘Assegurarem la conservació del patrimoni històric català cultural, docu­mental, material i immaterial i etnològic’. Bé, parlen, si més no de documental, encara que sigui en una breu referència. I seguint el tòpic parlen de siste­ma públic de biblioteques i aquí s’acaba el patrimoni cultural, ni xarxes de museus ni sistema d’arxius.

Sense referència a arxius, gestió documental ni preservació digital.

• PP. Sobre gestió documental fan una aportació en la següent proposta: ‘Si vols ser autònom o petit empresari, t’oferirem programes informàtics senzills, eficaços i gratuïts que t’ajudin a portar la comptabilitat, la gestió documental i les declaracions d’IVA i d’IRPF’. Si més no, introdueix el concepte de gestió documenta i que només el programa Catalunya Si que es pot desenvolupa mínimament.

La transparència apareix referenciada en 3 ocasions, sent una aportació probablement pobre en el context actual. La següent expressió és la que introdueix més llum sobre el que pensen sobre transparència: ‘Si reclames un major control ciutadà sobre les decisions polítiques, et garantim que el sector públic –autonòmic i local– publicarà tots els contractes i convenis amb rapidesa i aplicarem les exigències de la Llei de Transparència a totes les administracions públiques catalanes, donant suport als ajuntaments més petits’. Altrament sorprèn que no citin ni una vegada la paraula accés, que la resta de partits, en major o menor mesura, introdueixen en relació amb la transparència.

Sobre la singular aportació següent ‘Si vols gaudir del patrimoni cultural de tots els espanyols, promourem que els museus de l’Estat tinguin seus a Catalunya i exposin de manera temporal i rotatòria les seves col·leccions’, dir que en el món dels arxius ja passa, l’Estat té seus a Barcelona amb documentació d’ajuntaments catalans i Generalitat de Catalunya incomplint drets fonamentals dels ajuntaments, negant el retorn dels seus documents i privant  a la Generalitat de la gestió d’aquesta documentació.

Sense referència a arxius, accés ni preservació digital.

·    Ciutadans. La transparència apareix en cada pàgina i seria la paraula TOP del programa. Un programa, per cert, que és l’únic que no permet fer cerques per paraula i està bloquejat. Permet la lectura, però no la seva explotació per estudis com el present. Curiós parlar de transparència i bloquejar el document del programa electoral.

L’accés apareix vinculada a la transparència i a l’accés a la informació per part dels ciutadans. Introdueixen referències a Open Data per tal de facilitar l’accés a la informació pública.

En l’àmbit general de la cultura no faré valoracions del que em sembla un programa destructiu de la cultura catalana. La major part del programa proposa accions sobre la llengua i mitjans de comunicació com si la cultura només fos això.

I quan exposa la seva política sobre equipaments culturals parla de xarxes de biblioteques (sobre tot amb més presència del castellà), museus i teatres. D’arxius, res, ni una paraula o referència.

Sense referència a arxius, ni preservació digital.

• Catalunya Si es pot. És amb diferència el partit que fa més al·lusió als conceptes vinculats a arxius i gestió documental, tot i que en algunes aportacions s’intueix que les propostes estan articulades des de la distància i sense entrar en massa contingut. Però val la pena aturar-se una mica:

 La paraula transparència apareix 50 vegades en un text de 300 pàgines i encaixa en tots els àmbits dels document. A partir de l’epígraf de ‘Transparència, democràcia i participació’ i ‘Anticorrupció, transparència i rendiment de comptes’ desenvolupen un ideari d’administració transparent i bon govern. Tot sota un concepte de transparència activa per tots els processos vinculats a les administracions.

L’accés apareix vinculada a la transparència i proposen algunes què?? com les següents, a partir de considerar que tota la documentació de les institucions és propietat de la ciutadania i, com a tal, ha de ser pública i estar publicada. Per tant, proposen el dret d’accés a la informació de totes les persones, no només d’aquelles amb residència legal i crear un organisme de garantia del dret d’accés veritablement independent i amb tots els recursos necessaris.

En relació amb les polítiques relacionades amb els arxius, exposen alguns punts més concrets que la resta dels programes.

·         Reformulació de la política arxivística del país. Aposta per la digitalització dels fons documentals i el seu accés i consulta lliure a internet. Finalització de la Xarxa d’Arxius Comarcals tot vinculant el seu desplegament a l’efectiu suport a les polítiques documentals locals.

·         Plans d’ocupació vinculats a les polítiques culturals (serveis educatius, dinamitzadors socioculturals, suport a programes d’arxius, a l’associacionisme, plans estratègics culturals...).

·         Suport a l’arxiu de la Filmoteca per a la millora de la gestió digital del fons i la seva digitalització.

·         Recollir i catalogar la memòria audiovisual de Catalunya, creant un Arxiu històric de l’audiovisual de Catalunya (a partir dels arxius de les televisions locals i de l’arxiu, ja gairebé totalment digitalitzat, de la Corporació Catalana de Mitjans Audiovisuals).

·          Impulsar un Pla d’actuació en col·laboració amb altres administracions públiques per tal de preservar la documentació, catalogació, informatització i digitalització dels diferents arxius judicials, policials o militars.

·          La Subdirecció General d’Arxius i Gestió Documental  promourà la captació de nous fons documentals que incloguin l’obra de dones silenciades durant la dictadura franquista. En la posada a disposició a la ciutadania dels arxius catalans, es prestarà especial atenció, amb programes de conservació i difusió específics, a la visibilització de l’obra i trajectòria de personatges i col·lectius femenins i LGTBI per tal de reivindicar el seu paper.

Sobre aquest apartat d’arxius dir que s’incorporen alguns conceptes i idees interessants. Bé, parlar de la reformulació de la política arxivística de Catalunya és un bon titular, però cal valorar els detalls i aleshores valorar si cal reformular-la, millorar-la , adaptar-la, etc.

La digitalització és avui un procés ordinari de molts arxius i en alguns casos s’estan desenvolupant programes de digitalització selectiva i en altres incorporant elements de valor afegit a partir del reconeixement òptic de caràcters. Però certament és una línia de treball i més com apunta el programa en la línia de posar-ho a disposició dels usuaris a través d’Internet. Actualment, per Internet es pot consultar més de 3 milions de descripcions de fons i documents i casi 2 milions de documents digitalitzats de l’Arxiu Nacional de Catalunya i Xarxa d’Arxius Comarcals (XAC) i altres arxius catalans. El que seria molt recomanable és, al meu entendre, disposar d’una plataforma o portal que sumi els registres descriptius de tots els arxius catalans. Sobre la XAC, falten 2 arxius i un desplegament efectiu requeriria d’una explicació més àmplia perquè actualment els arxius comarcals treballen amb els arxius municipals, tenen ingressats més de 300 fons municipals i si el desplegament no és major és per una qüestió de recursos que falten. (masses certament en poques ratlles)

Sobre el punt de recollir la memòria audiovisual de Catalunya, creant un Arxiu històric de l’Audiovisual de Catalunya, fa molta por, sincerament. Això dels arxius temàtics és una mala política i pot desmuntar el Sistema d’Arxius de Catalunya i el arxius que estan desenvolupant la seva activitat des de fa anys. I si afegim un tipus d’arxius en funció del suport del document o del tipus de fons que poden tenir dipositats, podem acabar marejats.

Un pla de col·laboració entre administracions per digitalitzar fons judicials, militars, etc. està bé, per descomptat, però la digitalització no és la solució definitiva. Primer perquè els volums d’aquest arxius requereixen un bon treball previ de selecció, descripció i eliminació i, desprès, valorar la digitalització que pot ser extremadament costosa. Per tant, digitalització, sí, selectiva i ben planificada.

En relació a la Subdirecció General d’Arxius i Gestió Documental que de fet actualment és Subdirecció General d’Arxius i Museus, i el seu impuls al projecte de la dona em sembla que és una qüestió molt específica per incloure en un programa i que no pot excloure tractaments arxivístics d’altres col·lectius i que regularment els arxius catalans estan tractant i difonent. De fet, hi ha experiències recents i que s’han vehiculat a  través de l´Institut Català de la Dona o del Memorial Democràtic.

  

Sense referència a preservació digital, sí de pla de preservació.

• Unió. La paraula transparència apareix en 40 ocasions fent un ús, excessiu al meu entendre, ja que en algun apartat cada paràgraf incorpora la paraula i acaba sent recurrent. Si més no valorar que ho vinculi a la democratització de les institucions de governança, al model de Govern Obert, basat en la transparència, la participació i implicació dels ciutadans o promoure la transparència, potenciar l’accés a la informació, facilitant i fent efectiu el coneixement de l’activitat pública a la ciutadania. En tot cas, una aposta en titulars i missatge que pel format del programa no entra en com és desenvoluparà ni els mecanismes per fer-la efectiva.

 En relació al concepte digital, exposen unes referències vinculades al món digital de les quals la següent es pot relacionar amb aquest estudi: ‘Prioritzarem els programes de digitalització, presència a la xarxa i l’accés a les noves tecnologies i adaptarem la tecnologia disponible d’smartcity...’ Molt genèric parla de programes de digitalització, de què? què digitalitzarem?

L’accés apareix vinculadt a la transparència i parla de potenciar l’accés a la informació, facilitant i fent efectiu el coneixement de l’activitat pública a la ciutadania.  També des d’una òptica generalista.

Sense referència a arxius, gestió documental, preservació digital.

CONCLUSIONS:

Desprès d’analitzar els programes, i prèviament a formular les conclusions, hi ha dos qüestions que cal respondre:

• Han de saber els partits polítics què significa un Sistema d’Arxius amb la responsabilitat de vetllar pel patrimoni documental d’un país i la gestió documental que inclou l’administració electrònica, preservació digital i altres reptes del present i del futur vinclats amb la bona gestió i bon govern de les administracions ?

• Realment, saben els partits polítics catalans el que representa un sistema d’arxius modern i el paper que juguen els arxius catalans en el conjunt de funcions vinculades a la protecció i difusió del patrimoni documental i a la gestió documental de les administracions amb tot el que això implica?

La resposta passaria, al meu entendre i analitzats els programes electorals, per un SI han de saber, però No saben. La resposta basada en els programes seria que NO saben del que parlen i introdueixen en la majoria dels casos les generalitats pròpies dels programes amb al·lusions a les paraules de moda. Cal dir, alguns amb més encert que altres com es demostra en l’anàlisi anterior, però en general ninguna proposta parla d’un Sistema d’Arxius de Catalunya i si, per exemple, d’altres sistemes vinculats al patrimoni cultural com el bibliotecari o de museus.

Per tant, només ens queda la nostàlgica o innocent esperança que en el seu moment, quan toqui governar, escoltin els professional. Aquesta és l’oportunitat dels arxivers i gestors de documents, esperar que el polític sigui capaç d’entendre que d’aquests temes no en sap massa i es deixi assessorar per professional. I aquí és crucial el rol estratègic del Departament competent en matèria d’arxius i gestió documental que actualment és el Departament de Cultura. Si l’òrgan director del Sistema d’Arxius de Catalunya impulsa el Sistema des del govern amb convicció i recursos, si l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents defensa i projecta l’arxivística catalana i si els arxius dels Sistema participen activament en aquest impuls, tindrem un país arxivísticament modern i capaç d’afrontar els reptes del present i del futur amb eficàcia i determinació. Així, i només així, serem un país fort, un país que protegeix el seu patrimoni, la seva història, la seva cultura i gestiona eficientment la seva administració que genera, no ho oblidem, els documents del present que seran els documents històrics del nostre futur.

Aquesta oportunitat no es pot perdre i Catalunya ha de ser una referència mundial en matèria d’arxius i gestió dels documents. Però abans d’arribar a aquest objectiu és necessària una reflexió interna que condueixi a un govern que cregui en el Sistema d’Arxius i aposti per reforçar i potenciar els òrgans dels Sistema, donar suport als arxius i promoure polítiques de millora continua.

Twittometre & Archivium

Què és i per què serveix el TWITTÒMETRE?

En una definició clàssica podríem dir que un twittometre és una mesura de la temperatura dels diferent tuits que es s'envien en relació a un tema. És a dir, un mesurador quantitatiu i/o qualitatiu dels fluxos de twitter respecte un assumpte concret.

Fa alguns anys que piular s'ha convertit en una eina de comunicació i relació social entre un grup de persones, conegudes o desconegudes 'físicament'. I en aquest sentit, la relació personal que fins ara s'establia mitjançant la presència física queda alterada indefinidament per eines que garanteixen una comunicació àgil i sense el recurs de la presencialitat. En els primers moments, i actualment es segueix fent, es piulava per dir on era una persona o què estava a punt de fer en el marc d'un grup de persones més o menys vinculades, però en poc temps la piulada va esdevenir quelcom mes. El pas següent, i començava a ser de molta utilitat, l'ús de twitter es convertí en una eina de xarxa que facilita la difusió epidèmica d'una informació o notícia. I quasi com conseqüència lògica apareix la reflexió global sobre la informació o notícia, incorporant a la informació inicialment presentada, dos elements clau: la reflexió col·lectiva i coneixement sumatori a la informació inicialment plantejada.

Per tant, actualment twiter, si més no com ho veig, és una eina de comunicació fàcil, directa, acumulativa i global. Fàcil perquè la pots utilitzar des de qualsevol lloc i des de tot tipus de dispositius mòbils. Directa perquè ràpidament pot generar un conjunt de repiulades que acabin creant un impacte global (i d'aquest casos en tenim molts exemples i alguns certament còmics com la proposta el dia 11 de setembre de 2013 que una cadena de ràdio va fer per veure quan temps trigaria un hashtag a ser trending topic utilitzant simplement #croqueta. Si no recordo malament en menys d'una hora era trending topic mundial, i era un missatge vuit...). I Acumulativa perquè incorporar aportacions d'experts o no experts, però en tot cas, suma coneixements i permet fer un ús acumulatiu. Permet suma coneixement i opinions, relacionar articles i punts de vista, aportar experiències i, en resum, acumular. Global perquè és la essència del 2.0, traspassar les fronteres físiques a través de les xarxes socials, tot permeten accedir a la informació des de qualsevol punt del món ( i com exemple la comunicació d'alguns esportistes de fets rellevants que queden subscrites a una piulada quan abans la roda de premsa era un punt quasi obligat ).

Parlem de dades !

Algunes dades de finals del 2012 ja indicaven una tendència sobre la potencialitat de twitter com eina de comunicació amb alt grau de penetració, especialment en els àmbits socials i professionals. Amb uns 6 anys de vida, twitter ha penetrat en el món de la comunicació i ha modificat els mètodes tradicionals de compartir informació i comunicar.

Actualment s'estima que twitter té uns 500 milions d'usuaris registrat, tot i que uns 140 milions es poden considerar actius (a més, segons l'empresa hi ha un 4% d'usuaris falsos) i una considera que són el 32% dels internautes. Per aquestes dates també es va comprovar que hi ha via un flux de més de 350 milions de twitters diaris en més de 25 idiomes. I com anècdota un dels twitters més repiulats va ser el del president Obama, el novembre de 2012, amb més de 800.000 i la persona amb més seguidors a primers dels 2013 era la cantant Lady Gaga amb més de 33 milions.

I una dada de volum de negoci, entre 2011 i 2012 els ingressos de la companyia van ser de 317 milions de dòlars, suposant un increment del 198% en el benefici respecte anys anteriors.

Però com sempre passa amb les xifres, cal advertir que hi ha multitud de fonts. No obstant, us recomano algunes webs o blogs de referència:

http://solo140caracteres.com/twitter-en-cifras/

http://marketingactual.es/index.php/social-media/186-las-asombrosas-cifras-de-twitter

I en el món dels arxius... On som ?

Per fixar on som els arxius en l'ús I aprofitament de twiter, I, probablement, de les eines 2.0 en general, posaria l'enfocament en dos eixos: l'ús qualitatiu i quantitatiu de twitter que actualment generen els arxius i centres de gestió documental i l'aposta-reticència del conjunt del sector professional.

Respecte el primer aspecte la quantitat és una referència que no es pot obviar en aquella simplificació que fan alguns contraris a la innovació en la que aposten per un anàlisi qualitatiu i desmereixen la quantitat com valor a considerar. Em sembla evident que no es pot obviar ni desprestigiar a algú que impacte amb milions de persones a través d'un missatge que escrit en un format tradicional no ocuparia ni mitja pàgina. Tanmateix, és evident que cal ponderar els valors de les dades amb la seva qualitat i contingut, especialment quan es fa des d'una visió professional com seria el cas dels arxius. Així, i per posar un exemple, és tant significatiu una piulada donant informació sobre una exposició que s'ha comunicat de forma repetida per twitter amb repiulades i ha arribat a un aspecte ampli de la població com aquella piulada que refereix un estudi o dades significativa i provoca respostes reflexives i incorpora coneixement i experiències al missatge o estudi inicial. Ambdues tenen, dintre de twuitter, cabuda i són rellevants, al meu entendre. La primera per facilitar la comunicació d'una forma directa, senzilla i ràpida i la segona per generar valor afegit al coneixement col·lectiu.

L'Arxiu històric de Girona, el més dinàmic de la Xarxa Arxius Comarcals

En relació a aquesta dualitat de partidaris i detractors de les eines 2.0 en general, em sona a la coneguda cançó de la reticència al canvi i voler negar lo inevitable. Penso que cada vegada són menys els que en el món dels arxius desprestigien les eines 2.0 com un canal més de penetració dels arxius en la societat. En realitat, els temps passa, les tecnologies evolucionen i res és etern com per considerar que els canals de comunicació i interrelació dels arxius no han de canviar. Greu error si no ho valorem en la seva exacta mesura i entenem que la societat està canviant. 

El Grup Arxivers de Lleida són 100% actius en eines 2.0

 

De fet, les organitzacions arxivístiques haurien de disposar d'aquelles canals que la mateixa societat utilitza com una eina més de difusió i contacte amb els usuaris dels arxius. I per ser més precisos, el món dels arxius i dels gestor documentals ha canviat i a deixat de ser el petit reducte d'uns investigadors a ser un aparador necessari per part de la societat i un espai de manifestació de la transparència i ús democràtic dels documents que són un dels valors essencials de la nostra societat, tant a títol individual com col·lectiu.

I respecte els recursos necessaris, dir que segur no són tants com ens pensem. A diferència d'altres eines que requereixen estructures de personal i materials importants, l'ús de les eines 2.0 tenen una alta resposta amb pocs recursos. Si ens centrem en les dos eines més utilitzades pels arxius: facebook i twitter podem dir que tenir un 'facebook' vol dir fixar un procediment que l'alimenti de forma sostenible; és a dir, cal tenir en compte que és una eina que cal utilitzar setmanalment i que vagi deixant rastre per les xarxes com una referència de l'arxiu. En quan al twitter és important fixar que és una excel·lent eina, però que cal utilitzar diàriament per extreure un rendiment adequat. I valorar des de cada arxiu la seva capacitat per generar aquest contingut i estar present en la xarxa de forma regular.

També voldria remarcar l'article de l'arxiver d'Enric Terradellas a la revista Lligall de l'Associació d'arxivers i Gestors de Documents de Catalunya, número 33 i 34 de l'any 2012, on fa una repàs del nivell d'afectació del twitter en el sector arxivístic. Partint dels estudis més primerencs dels canadencs, com no, i a través d'una metodologia d'anàlisi determinada, arriba a conclusions interessants. Val la pena una lectura d'aquest article si volem visualitzar una fotografia de l'estat de la qüestió a l'any 2012 i valorar el camí que es segueix.

Del conjunt de conclusions de l'article remarcaria la necessitat d'una incorporació immediata de les eines 2.0 en la praxis diària dels arxius i organitzacions vinculades. Certament, tal com exposa l'autor de l'article, poques o cap gran institució arxivística catalana hi era representada, tret de l'Arxiu històric de Girona. Probablement ara, a finals del 2013, haguem millorat, però ens hem de dirigir inexorablement a una incorporació d'aquestes eines en en nostre dia a dia.

Què ofereix twitter, i pot les eines 2.0 en general, a un arxiu ? I a la direcció del sistema ?

Repassant la literatura sobre les funcionalitats de twitter apareixen un llarg de propostes d'utilitat. Però en l'àmbit dels arxius, i dels òrgans directors dels sistemes d'arxius, disposem d'un recull interessant i que hauria de ser un incentiu per la seva implantació en els plans de comunicació dels arxius.

Algunes d'aquests funcionalitats claus en les dinàmiques dels arxius són:

• Per vertebrar un conjunt d'arxius amb vincles orgànics, territorials o d'altra índole que busquin en la suma dels seus components la cohesió i consistència en el missatge o l'oferta de servei / informació.
• Per informar als usuaris, administracions, institucions, etc. d'allò que ofereix l'arxiu i com es pot accedir a aquesta oferta.
• Per comunicar aspectes relacionats amb activitats que desenvolupa l'arxiu, notícies dels treballs que s'estan desenvolupant o canvis en el servei.
• Per crear xarxa i donar homogeneïtat a l'oferta dels servei que es dona als ciutadans i institucions. Aquest element facilita als usuaris una identificació dels arxius o dels sistemes d'arxius.
• Per sumar esforços dels arxius que poden utilitzar el canal per retroalimentar el coneixement, experiències i intercanviar opinions.
• Per retre comptes a la societat en general de les activitats i serveis que ofereix l'arxiu o la direcció del sistema d'una forma sintètica. El twitter pot ser el missatge bàsic que permeti a l'usuari accedir a un informe més eleaborat.
• Per reflexionar i e/treure idees d'experiències i accions desenvolupades en arxius d'arreu del món. Incorporant idees o dades de congressos, jornades i altres fòrums que utilitzen twitter per identificar les idees clau, transportar-les ràpidament i remetre a altres eines per aprofundir.

Quantes conferències o congressos requerien esperar les actes per poder accedir a les conclusions i reflexions més rellevants. Ara es pot fer un extracte de la informació es rellevant en un segon. Recordo una experiència en el Congres del CITRA a Toledo l'any 2010 que com a preludi del que passaria amb l'us del twitter mostrava el que en el sector arxivístic era una novetat, tot i ja ser una eina d'us freqüent en altres àmbits com la política, esport o relacions socials.

En una sessió vaig observar com la majoria de assistents es situaven en una triple orbita, la d'escoltar el ponent, la de anotar en portàtils o tabletes les notes i la d'enviar missatges i piulades sobre el desenvolupament de la sessió. Vaig aixecar el cap i aprofitant una pausa del ponent no vaig renunciar a comptar els assistents que estaven connectats. Un 70% dels assistents tenien dispositius electrònics i els usaven en diferent forma, però l'activitat en el twitter va ser frenètica, principalment aportant extractes rellevants dels continguts que llençava el ponent. Des d'aquella primera experiència on jo mateix vaig poder enviar idees clau del ponent als arxivers de la Subdirecció General d'arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya han plogut moltes piulades i twitter s'ha posicionat i consolidat com una eina mes de comunicació i contacte entre la societat respecte la mateixa societat i respecte aquells que prestem un servei als ciutadans i administracions, els arxius.

CONSIDERACIONS FINALS

Twitter es un canal més, però un arxiu ha de considerar com molt important pel seu impacte en les xarxes socials i en els seus usuaris. Aquesta teranyina, aquesta xarxa, genera contacte, comunicació, informació i d'alguna manera coneixement global.

I per tant, projecta un arxiu com a part d'un sistema global d'informació o comunicació i el posiciona en un món global. Els arxius ofereixen productes (documents) i serveis (suport a la consulta, exposicions i un llarg etcètera) i twitter pot ser un potenciador d'aquests serveis i productes.

A Catalunya el camí que ens queda per recorre és llarg. Actualment molts arxius comencen a considerar les eines 2.0 en general com un valor afegir del propi arxiu i com una eina de comunicació àgil i d'alt impacte en un segment de la societat. Per cert, en el segment creixent de la societat. Tanmateix, encara s'ha de donar un pas més ferm en la seva incorporació en la dinàmica de cada arxiu. Esperem, en tot cas, que cada arxiu valori la potencialitat del twitter i el vagi incorporant a la seva política de comunicació.

No tinc cap dubte que hi ha material suficient en un arxiu per disposar d'una eina com twitter i això és lo més important. Si tenim el producte, disposem de serveis, utilitzem tots els recursos de comunicació disponibles. I més quan aquests recursos són de 'baix cost' i 'alt impacte'; és a dir, amb una piulada podem generar molta activitat amb un esforç mínim.