LLEI DE TRANSPARÈNCIA, ACCÈS A LA INFORMACIÓ I BON GOVERN: DUBTES, EVIDÈNCIES I REFLEXIONS

Antecedents: un camí difícil.

La Llei 19/2014 de Transparència, Accés a la Informació i Bon Govern neix d'un procés en el qual es van barrejar, al meu entendre, qüestions polítiques amb allò essencial i que hauria d'haver donat forma a la llei com era una llei que fos garantia, per sobre d'altres consideracions, de transparència de les administracions i el bon govern. Malauradament, i moltes de les compareixences parlamentàries ho varen demostrar de forma majúscula, ja que aportaven poc contingut i sí una alta dosi d'oportunitat i projecció de la imatge, la realitat va posar de manifest que seria una llei amb una alta càrrega política i poc alineada amb les institucions i professionals que són responsables d'algunes de les parts essencials pel compliment de la llei com pot ser la conservació i l'accés als documents públics. Per tant, va néixer una llei que dona imatge i ens fa ser 'moderns', però que en ocasions ja ignorava els uns dels actors clau de la transparència de les administracions, els arxivers i gestors dels documents.

Les compareixences parlamentàries van ser un bon exemple de 'passa paraula' que en alguns casos denotaven clarament un important desconeixement sobre un dels pilars essencials de qualsevol política de transparència i bon govern, els documents, la gestió dels documents i el paper dels arxius de l'administració pública a Catalunya i, fins ho tot, les estructures 'd'estat' que han de garantir el compliment de la llei com són el Consell Nacional d'Arxius i la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental. I en aquest sentit, voldria constatar que 2 compareixences van posar oli en un llum i van ser aclaridores i precises. La compareixença del secretari de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental i la del president de l'Associació d'Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya denotaven, per sobre de qualsevol altra consideració, segons la meva opinió, un coneixement precís del que s'estava debatent, aportaven arguments sòlids i proposaven línies de treball que sense excloure a cap part sumessin les capacitats i experteses dels diferents agents implicats en la llei. 

La CNAATD defineix el període de retenció i el règim
general d’accés a la documentació de les
administracions públiques de Catalunya

Certament, varen ser dues aportacions que es centraren en parlar de la llei de transparència, de com havia de ser, de quin era el paper dels arxivers i gestors de documents en aquest procés, de com s'havien d'articular les administracions competents, de com es podien aprofitar els recursos i la tasca desenvolupada fins l'actualitat. Realment en aquella compareixença varen destacar clarament les seves aportacions perquè més enllà d'una defensa corporativa del seu espai o entorn van comparèixer per parlar de la llei de transparència i del que els arxivers i les institucions arxivístiques poden aportar a aquesta llei. Unes intervencions contundents si ho contrastem amb la resta de compareixences d'aquella sessió que buscaven, al meu entendre, una auto candidatura i posicionament més que una reflexió oberta i constructiva del que hauria de ser la llei.

La llei parla de transparència i bon govern sense citar lo essencial per poder-la executar, els documents i el Sistema d'Arxius de Catalunya que des de fa més de 30 anys conserva, tracta i dona accés als ciutadans i institucions als document públics i privats. Un sistema que vetlla, protegeix i garanteix un accés a més de 800 km de documents i està immers en el dia a dia de les administracions i organitzacions per garantir la conservació dels documents, la preservació dels documents en format digital i facilitar l'accés a la documentació, pública i privada, aplicant criteris d'accessibilitat basats en la Llei 10/2001, d'Arxius i Documents i altra legislació relacionada amb l'accés com la legislació vinculada a la protecció de dades de caràcter personal, de procediment administratiu, d'administració electrònica o el dret a l'honor, intimitat i imatge. I el que semblaria tant o més greu, és la poca rellevància que s'assigna en la llei a la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental que ha operat com a òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya en matèria d’avaluació i tria de la documentació i accés (Llei 10/2001, d’arxius i documents i Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents). Us convido a visitar la seva pàgina WEB i valoreu el seu paper en matèria d'accés i avaluació de documents en els darrers anys.

El Parlament de Catalunya aprovà, el 17 de juliol de 2013, la Declaració Universal dels Arxius promoguda pel Consell Internacional d'Arxius, òrgan de la UNESCO, amb la finalitat de reconèixer el paper clau dels arxius, tant en la transparència administrativa i en la rendició de comptes democràtica, com en la preservació de la memòria social col·lectiva. Igualment, encoratjava a les administracions públiques catalanes a tenir en compte en llur actuació els principis que s’hi enuncien i a aplicar estratègies i programes per tal d’assolir els objectius

Per tant, amb aquests antecedents es plategen algunes qüestions de fons que, avui, amb la resolució sobre la composició de la Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública, prenen novament força. Novament perquè són qüestions ja platejades durant la tramitació de la llei i que d'alguna manera es van poder reconduir per la pressió i complicitat del Departament de Cultura i de l'Associació d'Arxivers i Gestors de Documents, entre d'altres.

I en aquest context, apareixen algunes qüestions:

• Qui i per què es va oblidar de tenir en compte els documents, els arxius i arxivers i als gestors dels documents?
• Qui i per què va ignorar que a Catalunya hi ha un Sistema d'Arxius amb arxius públics d'àmbit nacional, comarcal, municipals dels departaments de la Generalitat i diputacions que tenen la missió de garantir la conservació i accés als documents que són, al final, la base de la transparència?
• Qui va ignorar la CNAATD que opera fa anys amb funcions clarament concurrents amb la Llei de transparència?
• Per què s'han organitzat jornades, cursos expres sobre transparència i bon govern sense comptar amb els arxivers, Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental ? En algun moment ha semblat més una cursa a veure qui feia el curs de transparència que un programa organitzat i planificat.
• El parlament aprovà una Declaració Universal dels Arxius impulsada pel Consell Internacional d'Arxius (UNESCO) on situa la figura de l'arxiver com una figura clau en la transparència de governs i adminsitracions. Per què s'ha obviat aquesta visió que la pròpia UNESCO va impulsar a través de l'ICA?

Són, aquestes i moltes altres, les preguntes clau sense resposta, i que com he apuntat anteriorment, es van poder salvar o resoldre per l'acció final d'institucions i associacions.

Un futur incert i decebedor: una comissió 'al·legal' o 'il·legal', però no legal.

El Parlament de Catalunya, en el ple dels dies 29 i 30 d’abril, va constituir la Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública que preveu la Llei 19/2014 de Transparència, Accés a la Informació i Bon Govern. El que havia de ser una representació proporcional entre juristes i arxivers segons l’article 40.3 d’aquesta llei (Els membres de la Comissió han d’ésser juristes especialistes en dret públic i tècnics en matèria d’arxius o gestió documental, elegits entre experts de competència i prestigi reconeguts i amb més de deu anys d’experiència professional), ha acabat essent un veritable despropòsit.

És molt greu que la comissió neixi incomplint la pròpia llei que la va crear, però més greu em sembla el menysteniment als professionals, administracions (entre elles la Generalitat de Catalunya) i institucions que garanteixen la conservació, preservació i accés als documents a Catalunya. Dels 5 membres no hi ha cap que acrediti expertesa en matèria d’arxius o gestió documental i així ho varen manifestar en la sessió davant una interpel·lació. En tot cas, s'ha d'agrair la sinceritat dels candidats a la comissió amb aquest reconeixent, atès que darrerament sembla que tothom sap d'arxius i gestió documental.

Aquesta situació mostra, al meu entendre, 5 punts crítics en relació a la composició de la Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública:

1. Incompliment art. 40.3 de la Llei 19/2014 de Transparència, Accés a la Informació i Bon Govern al no respectar la representació proporcional entre juristes i arxivers.
2. Desconeixement dels membres del que representa el Sistema d'Arxius de Catalunya en relació amb les polítiques de transparència i bon govern. A més, poc coneixement en la redacció de la pròpia llei i en l'organització de la comissió sobre la matèria primera de treball, els documents i arxius.
3. Ineficàcia i ineficiència per la manifesta manca de coneixement i expertesa dels membres en matèria d'arxius i gestió dels documents, base de qualsevol política de transparència i bon govern.
4. Incapacitat d'assumir el caràcter multidisciplinari dels membres de la comissió, tal com proposa la llei, però també el sentit comú i una voluntat de donar qualitat i eficàcia a l'esmentada comissió.

Avui, 1 de maig de 2015, dia del treball, clonclou una setmana decebedora per l'aplicabilitat de la Llei de Transparència, Accés a la Informació i Bon Govern. S'obvia el mandat de la pròpia llei, es prescindeix del sentit comú i es perpetua un model de creació de comissions basat més en la suma de candidats que d'experts.

Un país 'modern' i que vol ser exemple en l'impuls de polítiques de transparència i bon govern, no hauria de permetre el naixement d'una llei que inicia el seu desplegament incomplint-se ella mateixa. I en un punt clau, la comissió que l'ha de permetre funcionar de forma eficaç. Per tant, crear una comissió tant important com la Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública, obviant la proporció en la composició dels seus membres que fixa aquesta mateixa llei, és poc seriós.

Semblava, en els mesos precedents, que la discussió estava més en determinar la proporcionalitat entre juristes i arxivers de tal manera que l'acord hauria de passar per considerar l'opció de 3 juristes + 2 arxivers o en el pitjor escenari 4 juristes i 1 arxiver, però en cap cas una golejada de 5-0 amb incompliment de les regles del joc.

Els arxivers/es seguirem garantint la conservació i l'accés dels documents, als ciutadans i a les pròpies institucions. És la nostra feina, ara, fa 1000 anys i en el futur. Només espero que en les properes setmanes algú es repensi aquesta jugada, perquè si bé rectificar és de savis, en aquest cas seria més bé un exercici de normalitat i compliment de la pròpia Llei de Transparència, Accés a la Informació i Bon Govern.

Internet de les coses i L'Arxiu de les coses

Les frases sempre tenen molts significats i poden esdevenir punts d'interpretació segons qui faci la lectura, segons els interessos implicats o l'ús que se li vulgui donar. En aquest context, i fruit d'una referencia en el passada edició de Mobile World Congress celebrat a Barcelona el març de 2015, apareix la frase 'Internet de les coses', on situa, a partir d'un missatge contundent i clar, Internet com el gran paradigma de qualsevol cosa que produïm, creem o fem la humanitat en els propers anys. Fins i tot, amb una dosi, excessiva al meu entendre, de filantropia d'algun guru, quan es postula implacablement que Internet és tant vital que qualsevol ciutadà del món ha de tenir-hi accés, fins hi tot per sobre de tenir aliments, condicions sanitàries o treball digne. Però més enllà d'aquests debat i reflexions que no són l'objecte d'aquesta reflexió, el missatge es clar i llença una idea d'associació entre el que hom pot fer, comprar o utilitzar, en el món desenvolupat, i Internet.

El concepte d'Internet de les coses apareix a finals dels anys 90 amb la idea de fixar xarxes connectades d'aparells, fonamental tecnològics i informàtics, per d'assolir un millor control i gestió. De fet, a wikipèdia apareix un exemple que trobo prou suggerent: Si tots els objectes quotidians, des del iogurt fins a un helicòpter, estiguessin equipats amb etiquetes de ràdio, podrien ser identificats i gestionats per equips de la mateixa manera que si ho fossin per éssers humans. Per tant, la referència del darrer Congrés Mundial del Mòbil es subscriu en aquesta intenció ja exposada l'any 1999, però amb uns tons i missatges, òbviament, més desenvolupats en relació a la tecnologia.

@ mapa elaborat per thingfull.net sobre les connexions a Internet a escala mundial

I aquí és on començar la primera referència al món dels arxius i al paral·lelisme evident entre l'Internet de les coses i l'Arxiu de les coses. I fins hi tot, tal com veurem, els arxius varen ser, segles enrere, uns veritables pioners del concepte i expressió que tant de moda s'ha posat. Els arxius, des de fa més de 1000 anys, són els protectors i garants dels documents que eren un testimoni 'documental' de la vida a terra des de més enllà dels 1000 anys. Ja en les cultures mesopotàmiques, el control de les activitats econòmiques, polítiques i social es registrava i guardava <arxivava> en diferents suports (pedra, pergamí, papir, paper, ... ) que han evolucionat en la forma, però no en el seu sentit. Aquests 'documents', proves materials de les activitats humanes en tots els àmbits, han estat l'objecte de treball dels arxivers abans de ser considerats arxivers i també, si fem una mirada oberta, de gestors documentals abans de ser coneguda dita expressió (no seré jo el que enceti el debat dels conceptes que al final, en moltes ocasions, són desenvolupats per la mateixa persona... o es que l'arxiver municipal té dos barrets i se'ls canvia 10 vegades al dia segons quina tasca faci) .

Seguim reflexionat. El perquè de l'arxiver ? El perquè de l'arxiu de les coses ? Si el concepte d'internet de les coses apareix als anys 90, el d'Arxius de les coses ja apareix a l'antiga mesopotàmia, però amb l'arribada de les cultures clàssiques, i més en la Edat Mitjana i la producció dels pergamins i paper, esdevé un objecte apreciat, protegit i defensat pel seu valor de jurídic, econòmic, polític i social (recordem que el paper tal com el coneixement en l'actualitat i amb un sistema de producció modern apareix al segle XIX, però ja es té constància del paper a la Xina on es va descobrir i es té constància d'un exemplar de l'any 8 AC, sota la dinastia Han Occidental). 

I en conseqüència, les estructures polítiques protegeixen el seu patrimoni documental com si d'un tresor es tractes perquè els confereixen el poder polític, social, econòmic o jurídic en la vida quotidiana d'una societat estructurada. Per tant, els senyors feudals i molts altres figures de la nostra història ja tenien en els arxius, els pensament de l'arxiu de les coses. Arxius de les coses polítiques, econòmiques i jurídiques.

I com més evoluciona la societat, més arxius de les coses per les autoritats polítiques, judicials, econòmiques,... però també per la societat en general, pel conjunt de ciutadans que entenen que per defensar els seus interessos, els documents són la base fonamental de la seva defensa i justificació i entenen que els arxius, familiars en aquest cas, son la calu en al defensa dels seus interessos i la seva pròpia subsistència, per tant li donen aquest sentit a arxiu de les coses familiars.

On som en l'arxiu de les coses,

Malauradament, hi ha situacions que dibuixen un escenari en el qual els 1000 anys d'història dels que parlàvem queden arraconats per interessos i ignoràncies, volgudes o no volgudes. Em refereixo a que els darrers anys, i amb el Transparència Boom, s'ha produït com una cursa de fórmula 1 a veure qui assolia la Pole Position en el lideratge de la transparència i el bon govern. Intentant oferir una versió neutra i objectiva que no és fàcil visualitzant algunes de les accions en la fase de redacció de la llei i algunes afirmacions dels darrers mesos, voldria exposar un argument que reforça l'arxiu de les coses en aquest context.

En primer lloc, un exemple que dona per reflexionar. En una recent jornada sobre la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern celebrada a Barcelona, una conferència s'interrogava del perquè de la necessitat de comptar amb els arxivers en la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública... L'arxiu de les coses Sra. XXX, l'arxiu de les coses. No es pot considerar una llei d'accés, transparència i bon govern sense saber què és un document, qui té la responsabilitat de la seva protecció i accés, quin sistema de gestió documental existeix a Catalunya des de fa molts i molts anys, i el més important, la informació no està al núvol i prou, la informació està en documents, en paper o electrònics. A més, hi ha uns professionals que s'hi dediquen diàriament i des de fa més de 1000 anys. Per tant, per garantir l'accés als documents, la transparència s'hauria de fonamentar en una gestió documental excel·lent i, al final, un bon govern amb els professionals que gestionen els documents i els fan accessibles aplicant els criteris jurídics, econòmics i informatius o històrics que corresponguin. Per tant, el que caldria plantejar-se és si han de ser 1 o 2 els arxivers de la Comissió en funció de si finalment són 3 o 5 els membres. La resta d'observacions i posicionament són més per arribar a la pole position que no per una racional perspectiva de la situació i els requeriments que planteja la llei a aquesta comissió.

En segon lloc, observem el Sistema d'Arxius de Catalunya. I més en concret, en fixem en el conjunt d'arxius i d'arxivers que actuen sobre les administracions públiques amb una missió que pren força dia a dia i abraça tant la visió patrimonial com de gestió documental. Però en la visió trobem la resposta, ja que més enllà d'on som, ens interessa saber on serem i com serem en un futur proper. I fem una aposta del que hauria de ser la visió d'un arxiu modern, sense voler fer definicions dogmàtiques i inqüestionables, però si una aproximació que situï el paper dels arxius en relació a la societat i a les administracions amb totes les connotacions que això comporta. Una aproximació a l'arxiu de les coses des de la seva funció en la societat la podem visualitzar a través de la visió del mateix arxiu:

Visió: ser el centre especialitzat en la protecció, preservació, gestió, accés i difusió del patrimoni cultural de l'àmbit territorial i administratiu corresponent i ser un referent en la gestió documental de l'organització aplicant les polítiques que garanteixin implantació de sistemes de gestió documental, l'administració electrònica i la transparència i bon govern de l'administració.

Aquesta definició, discutible i opinable, però si més no una visió que comporta inexorablement entendre l'arxiu com una unitat estratègica de qualsevol organització, especialment si parlem d'una administració pública. Situa l'arxiu, amb altres unitats de les organitzacions, en el lloc de màxima responsabilitat en la gestió documental, en l'accés als documents i, en definitiva , en el bon govern local, comarcal o nacional. Per tant, l'arxiu de les coses des d'un punt de vista de l'administració pública.

Finalment, un missatge als polítics que només visualitzen la línia patrimonial dels arxius i obliden que l'arxiu, des de fa més de 2000 anys, ha estat present en les organitzacions i cultures no per mirar al passat, sinó per gestionar el present i construir el futur. L'arxiu de les coses és això, el dia a dia de la societat, sense fronteres, sense límits, però amb unes activitats que desenvolupen les organitzacions, publiques o privades, que generen documents, en paper o electrònics, i que cal preservar garantint la seva autenticitat, integritat, confidencialitat i facilitar l'accés universal aplicant polítiques actives que garanteixin el compliment dels mandats legals.

Si internet de les coses ens implica a tots universalment, l'arxiu de les coses encara més, perquè afecta als drets i deures de les persones, de les institucions i de les administracions. I els drets són d'obligat compliment els 365 dies de l'any i l'arxiu és el garant dels documents que fan possible les polítiques de les administracions, la de transparència i totes aquelles que es vulguin impulsar. Un arxiu és símbol de la memòria històrica, però sobretot del compliment dels drets i deures de les persones i institucions del present i un centre que mira i construeix el futur sense oblidar el passat.

Repositoris segurs, la clau de la preservació digital de les organitzacions

Una de les estratègies fonamentals d’una organització, pública o privada, ha d’incorporar la preservació dels seus principals actius documentals. I no només pels evidents valors jurídics, fiscals o històrics, sinó també com a base de negoci del present i del futur; és a dir, els documents són la prova d’allò que està creant o desenvolupant una organització, dels seus objectius de negoci i de les accions que s’estan desenvolupant per assolir aquests objectius. I en conseqüència, qualsevol organització que busqui, més enllà de la seva identitat o memòria històrica, l’eficiència ha de tenir en els sistemes de preservació de la seva documentació un punt clau d’atenció i inversió.

El repositori és el nou dipòsit de l'organització

El passat divendres 14 de novembre des de la CORE en Patrimoni Cultural de la UABCei, es va parlar dels Repositoris Digitals de Patrimoni: continguts, aspectes tècnics i legals. En aquesta sessió, i com es conegut en l’entorn dels repositoris segur, es van plantejar diferents usos, diferents objectius i diferents tecnologies. La realitat presenta un escenari divers en el qual hi ha des de les opcions de repositori segur d’una organització que ha de ser el nucli del sistema de gestió documental incorporant tots els mètodes i eines de la gestió electrònica (signatura electrònica, segells de temps, control de processos, registre i gestió de les traçabilitats etc.), com seria el cas d’Iarxiu del Consorci de l'Administració Oberta de Catalunya, fins el repositori com una eina de preservació dels documents digitalitzats com pot ser el DID@C del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.

Més enllà d’una dissertació tècnica o explicació del cas del DID@C i que mereixeria un apartat específic, i que conec perfectament, és molt important, al meu entendre, tenir clars els conceptes bàsics del que requereix i representa un repositori segur per una organització. Abans de plantejar-se qüestions tècniques, jurídiques o d’inversió, cal respondre a algunes qüestions com les següents:

• Quin és l’ús que volem fer del repositori ? Serà un ús que permeti gestionar internament la gestió documental en la nostra organització o pel contrari només tindrà l’objecte de preservar els documents sense aplicar polítiques d’autenticitat a través de la signatura electrònica ?
• Qui tindrà accés ? Serà un repositori d’ús intern per l’organització o una eina que permetrà als ciutadans accedir als continguts a través d’una plataforma d’Internet ?
• Qui serà el responsable o responsables de la seva gestió ? Serà un treball coordinat entre informàtics, advocats i arxivers de la pròpia organització o externalitzarem el servei ?

Des del punt de vista arxivístic i informàtic apareixen moltes més qüestions relacionades amb la tecnologia o les projeccions de creixement, però les 3 qüestions plantejades presenten 3 àmbits que acabaran generant una decisió crítica per les organitzacions.

Insisteixo, el repositori segur és un complement estratègic i vital tant pel sistema de gestió documental d’una organització com una eina clau per les polítiques de digitalització de les organitzacions (aquest, un punt de caràcter més històric i de tractament de la documentació per la seva conservació o consulta sense els requeriments de la signatura electrònica, per exemple).

Algunes reflexions en obert:

1. Els sistemes d’informació / documentació i la informació / documentació en trànsit o continguda són actius crítics que han de ser protegits.
2. El sistema de repositori ha de generar confiança en els professionals i permetre un accés immediat als continguts.
3. Els actius han de ser classificats en funció del seu ús, destinataris i nivell de confidencialitat.
4. Les mesures de protecció dels actius han d’estar associades i adequades a una avaluació del risc, d’acord amb el seu valor i criticitat.
5. El personal tècnic (informàtics i arxivers i advocats) i tots els usuaris relacionats tenen la responsabilitat de protegir els actius que se’ls ha confiat.

L'anàlisi de riscos és un punt clau d'un bon repositori segur

Les mesures de protecció dels actius i gestió del canvi tecnològic han de permetre el desenvolupament correcte de les activitats pròpies del repositori. L'anàlisi de risc és clau i s'ha de fer sense perdre cap element a considerar, preveient qualsevol variable tant en seguretat, còpies, refresc de formats o difusió, si és el cas. Així, les organitzacions han d’incorporar, en els plans de desenvolupament i manteniment, tot allò relacionat amb el repositori segur. Òbviament, un pla d’inversions a mida de l’evolució del sistema i que integri, en funció del tipus d’ús del repositori, les màximes variables possibles (seguretat interna i externa, canals de treball interns i oferta d’accés als continguts als ciutadans, perfils d’accés, normes o protocols de refresc de formats, política de seguretat ‘dual’, etc.)

Com es va poder constatar en la jornada CORE en Patrimoni Cultural de la UABCei, els objectius i usos dels repositoris segurs són diversos, però les polítiques i estratègies de les institucions han de ser precises i generadores de confiança en el sistema.

Enllaços d'interès:

http://www.aoc.cat/

http://www.arxivers.com/index.php/documents/publicacions/revista-lligall-1/lligall-31-1/571-07-didac-diposit-digital-d-arxius-de-catalunya-repositori-segur-1/file

http://ca.wikipedia.org/wiki/DIDAC_(DipC3%B2sit_Digital_d'Arxius_de_Catalunya)

Girona 2014: Arxius i Indústries Culturals, un Congrés Internacional d’Arxius amb forta presència catalana

Un congrés internacional en el marc d’una Catalunya que aposta per una política arxivística activa i amb professional altament qualificats en tots els àmbits de l’arxivística i la gestió documental. I així ho demostra la participació dels arxivers catalans en el congrés que amb unes 26 comunicacions representen una aportació quantitativa i qualitativa molt rellevant.

Per tant, una participació activa en el congrés a través de la seva organització per part de l’Arxiu Municipal de Girona i la col·laboració de la resta d’institucions catalanes que hi han col·laborat, tant en comitè organitzador com científic. Una aportació històrica en les comunicacions ja que és el congrés internacional on es presentaran més comunicacions d’arxivers i gestors de documents de Catalunya, sens dubte. I, finalment, una participació activa en els òrgans del Consell Internacional d’Arxius a través de les seccions i altres òrgans.

Organització, un primer èxit: un congrés internacional d’arxius a Girona.

Indubtablement l’esforç i dedicació de l’Arxiu Municipals de Girona, liderat per en Joan Boades, per amb el seu equip de col·laboradors, ha donat com a resultat, primer, l’organització d’un congrés internacional a Girona, cosa poc habitual en el context del Consell Internacional d’Arxius que acostuma a situar aquests esdeveniments de gran format en les capitals dels estats. 

En segon lloc, una organització que ha comptat amb la resta d’agents arxivístics de Catalunya buscant, lògicament, la suma dels recursos i esforços per assolir un millor resultat. I en aquest context la presència en el Comitè Local ha permès comptar amb els arxivers més propers a l’entorn gironí i en el Members of the program committee ha buscat la complicitat, a més de figures rellevants de l’arxivística internacional, la d’arxivers catalans com Joan Antoni Jiménez, responsable de l’Arxiu del Servei Català de la Salut, Enric Cobo Barri, Coordinador General d’Arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya o Joan Soler, president de l’Associació d’Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya (AAC) i la col·laboració Lluís-Esteve Casellas, David Iglésias i Anna Gironella de l’Ajuntament de Girona - Arxiu Municipal.

Comunicacions: 26 comunicacions ‘Made in Catalonia’

Una aportació que abraça àmbits que van des de projectes en l’àmbit educatiu com és el cas de la comunicació que presenten conjuntament el Departament de Cultura i el Departament d’Ensenyament amb el títol ‘Apadrinem el nostre Patrimoni: acció integral sobre un element patrimonial amb tecnologies de l’aprenentatge’ o ‘DIDÀCTICA en LÍNIA: sinèrgies entre docents i arxivers per posar en línia materials didàctics amb documents d’arxiu’.

Sense oblidar un dels projectes més interessants i ambiciosos dels darrers i que té la missió de recuperar el patrimoni de milers d’entitats esportives i que presentem sota el títol ‘Fem Esport ... Fem Arxiu’ : recuperem la memòria dels clubs esportius des dels clubs esportius’ amb col·laboració amb l'ICA, diputacions i ajuntaments catalans.

O la participació de l'ACC_GD de Catalunya amb 'Arxius i indústria: oportunitats i inversió real a Catalunya' i experiències d'alguns arxius en l'àmbit d ela difusió per Internet i de la fotografia.

I, també, en l’àmbit de l’administració electrònica, la preservació digital i les polítiques de certificació, les experiències i comunicacions són una mostra del nivell d’implicació dels arxivers i institucions catalanes. Amb exemples com 'Autèntics des del principi: digitalització i compulsa electrònica de documents des del Registre d’Entrada' o 'La certificació en ISO 30301 de l’ESAGED: una iniciativa pionera'.

O altres comunicacions que proposen una gestió més eficient dels recursos tecnològics com són ‘Arxius en Línia: una realitat en transició cap el portal d’arxius catalans’, ‘GOAL (Gestió Oberta de l'Administració Local): un aplicatiu corporatiu al servei de la gestió integral de la documentació’ o una de les referències del Sistema d’Arxius de Catalunya ‘La implementació de l’accés a la informació a Catalunya. El rol de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental’.

International Archives Council / Consell Internacional d’Arxius (ICA / CIA): un espai amb presència d’arxivers catalans

La projecció internacional de l'arxivística catalana es concreta amb la presencia activa al Consell Internacional d’Arxius, en 10 seccions. En 5 seccions amb representació en els comitès directius (steering committee) i 5 seccions com a membres i en Joan Boadas, Cap de l’Arxiu Municipal de Girona, com a Comissionat del Consell Internacional d’Arxius per als arxius fotogràfics i audiovisuals.

En resum, en els tres àmbits d'impacte del congrés, organització, participació en seccions i aportacions en comunicacions, els arxivers i gestors de documents catalans no només han estat a l'alçada, sinó que són una mostra de la qualitat professional dels arxivers catalans i de l'energia d'aquest sector professional.

Enllaços d’interès:

http://www.girona.cat/web/ica2014/cat/index.php

http://www.gencat.cat/cultura/arxius

Congrés Internacional d’Arxius: Arxius i indústries Culturals

L’Ajuntament de Girona, a través del seu Arxiu Municipal, organitza, amb la col·laboració del Departament de Cultura, Diputació de Girona i altres institucions, la 2a Conferència Anual del Consell Internacional d'Arxius que tindrà lloc el mes d'octubre de 2014. Aquest esdeveniment coincidirà amb la celebració de la 9a Conferència Europea d'Arxius (ECA) que organitza cada quatre anys la branca europea del Consell Internacional d'Arxius (EURBICA). També tindran lloc, les 13es Jornades Imatge i Recerca que organitza de forma biennal el Centre de Recerca i Difusió de la Imatge (CRDI) de l'Ajuntament de Girona juntament amb l'Associació d'Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya (AAC), i que estan dedicades principalment als documents fotogràfics i audiovisual.

Tots tres esdeveniments s'agrupen sota un títol comú: Arxius i Indústries Culturals, amb l'objectiu d'encerclar el debat en un tema cabdal per als arxius com és la potencialitat de la documentació conservada als arxius com a recurs per a la creació i el consum de cultura entre la ciutadania

El congrés, amb una àmplia representació internacional, aposta per un programa molt diversificat a l’entorn dels arxius i les indústries culturals. El congrés sota el títol genèric Arxius i Indústries Culturals pretén ser un espai de reflexió, debat i presentació d'experiències pràctiques entorn les indústries culturals i creatives i estratègies de col·laboració amb els arxius, les accions i iniciatives promogudes pels arxius en col·laboració amb el sector de les indústries culturals amb experiències en micromecenatge, els arxius i portals web com estratègies que han guiat el seu desenvolupament i projectes de futur, l’accés a la informació, els seus límits i les seves possibilitats, la gestió dels grans repositoris segurs i la preservació de l'autenticitat en el Núvol i models de negoci entorn la custòdia i la preservació digital., el Projectes Open Data basats en la reutilització i l'explotació de dades i els arxius; del Big Data i dels sistemes corporatius d'informació a patrimoni documental o la gestió, tractament i difusió del patrimoni fotogràfic i audiovisual al segle XXI.

WEB Girona 2014: Arxius i Indústries Culturals. Ajuntament de Girona

Aquest temes representen els reptes i les realitats del món de l’arxivística moderna que excedeix el document tradicional per aprofundir en el Big Data i la gestió del món digital, tant el transformat en digital com el ‘born digital’.

Per tant, un Congrés internacional a casa nostra i amb unes expectatives molt elevades en quan a les comunicacions i experiències que es presentaran.

Enllaços d’interès:

http://www.girona.cat/web/ica2014/cat/index.php

http://www.gencat.cat/cultura/arxius

http://xac.cultura.gencat.cat

Twittometre & Archivium

Què és i per què serveix el TWITTÒMETRE?

En una definició clàssica podríem dir que un twittometre és una mesura de la temperatura dels diferent tuits que es s'envien en relació a un tema. És a dir, un mesurador quantitatiu i/o qualitatiu dels fluxos de twitter respecte un assumpte concret.

Fa alguns anys que piular s'ha convertit en una eina de comunicació i relació social entre un grup de persones, conegudes o desconegudes 'físicament'. I en aquest sentit, la relació personal que fins ara s'establia mitjançant la presència física queda alterada indefinidament per eines que garanteixen una comunicació àgil i sense el recurs de la presencialitat. En els primers moments, i actualment es segueix fent, es piulava per dir on era una persona o què estava a punt de fer en el marc d'un grup de persones més o menys vinculades, però en poc temps la piulada va esdevenir quelcom mes. El pas següent, i començava a ser de molta utilitat, l'ús de twitter es convertí en una eina de xarxa que facilita la difusió epidèmica d'una informació o notícia. I quasi com conseqüència lògica apareix la reflexió global sobre la informació o notícia, incorporant a la informació inicialment presentada, dos elements clau: la reflexió col·lectiva i coneixement sumatori a la informació inicialment plantejada.

Per tant, actualment twiter, si més no com ho veig, és una eina de comunicació fàcil, directa, acumulativa i global. Fàcil perquè la pots utilitzar des de qualsevol lloc i des de tot tipus de dispositius mòbils. Directa perquè ràpidament pot generar un conjunt de repiulades que acabin creant un impacte global (i d'aquest casos en tenim molts exemples i alguns certament còmics com la proposta el dia 11 de setembre de 2013 que una cadena de ràdio va fer per veure quan temps trigaria un hashtag a ser trending topic utilitzant simplement #croqueta. Si no recordo malament en menys d'una hora era trending topic mundial, i era un missatge vuit...). I Acumulativa perquè incorporar aportacions d'experts o no experts, però en tot cas, suma coneixements i permet fer un ús acumulatiu. Permet suma coneixement i opinions, relacionar articles i punts de vista, aportar experiències i, en resum, acumular. Global perquè és la essència del 2.0, traspassar les fronteres físiques a través de les xarxes socials, tot permeten accedir a la informació des de qualsevol punt del món ( i com exemple la comunicació d'alguns esportistes de fets rellevants que queden subscrites a una piulada quan abans la roda de premsa era un punt quasi obligat ).

Parlem de dades !

Algunes dades de finals del 2012 ja indicaven una tendència sobre la potencialitat de twitter com eina de comunicació amb alt grau de penetració, especialment en els àmbits socials i professionals. Amb uns 6 anys de vida, twitter ha penetrat en el món de la comunicació i ha modificat els mètodes tradicionals de compartir informació i comunicar.

Actualment s'estima que twitter té uns 500 milions d'usuaris registrat, tot i que uns 140 milions es poden considerar actius (a més, segons l'empresa hi ha un 4% d'usuaris falsos) i una considera que són el 32% dels internautes. Per aquestes dates també es va comprovar que hi ha via un flux de més de 350 milions de twitters diaris en més de 25 idiomes. I com anècdota un dels twitters més repiulats va ser el del president Obama, el novembre de 2012, amb més de 800.000 i la persona amb més seguidors a primers dels 2013 era la cantant Lady Gaga amb més de 33 milions.

I una dada de volum de negoci, entre 2011 i 2012 els ingressos de la companyia van ser de 317 milions de dòlars, suposant un increment del 198% en el benefici respecte anys anteriors.

Però com sempre passa amb les xifres, cal advertir que hi ha multitud de fonts. No obstant, us recomano algunes webs o blogs de referència:

http://solo140caracteres.com/twitter-en-cifras/

http://marketingactual.es/index.php/social-media/186-las-asombrosas-cifras-de-twitter

I en el món dels arxius... On som ?

Per fixar on som els arxius en l'ús I aprofitament de twiter, I, probablement, de les eines 2.0 en general, posaria l'enfocament en dos eixos: l'ús qualitatiu i quantitatiu de twitter que actualment generen els arxius i centres de gestió documental i l'aposta-reticència del conjunt del sector professional.

Respecte el primer aspecte la quantitat és una referència que no es pot obviar en aquella simplificació que fan alguns contraris a la innovació en la que aposten per un anàlisi qualitatiu i desmereixen la quantitat com valor a considerar. Em sembla evident que no es pot obviar ni desprestigiar a algú que impacte amb milions de persones a través d'un missatge que escrit en un format tradicional no ocuparia ni mitja pàgina. Tanmateix, és evident que cal ponderar els valors de les dades amb la seva qualitat i contingut, especialment quan es fa des d'una visió professional com seria el cas dels arxius. Així, i per posar un exemple, és tant significatiu una piulada donant informació sobre una exposició que s'ha comunicat de forma repetida per twitter amb repiulades i ha arribat a un aspecte ampli de la població com aquella piulada que refereix un estudi o dades significativa i provoca respostes reflexives i incorpora coneixement i experiències al missatge o estudi inicial. Ambdues tenen, dintre de twuitter, cabuda i són rellevants, al meu entendre. La primera per facilitar la comunicació d'una forma directa, senzilla i ràpida i la segona per generar valor afegit al coneixement col·lectiu.

L'Arxiu històric de Girona, el més dinàmic de la Xarxa Arxius Comarcals

En relació a aquesta dualitat de partidaris i detractors de les eines 2.0 en general, em sona a la coneguda cançó de la reticència al canvi i voler negar lo inevitable. Penso que cada vegada són menys els que en el món dels arxius desprestigien les eines 2.0 com un canal més de penetració dels arxius en la societat. En realitat, els temps passa, les tecnologies evolucionen i res és etern com per considerar que els canals de comunicació i interrelació dels arxius no han de canviar. Greu error si no ho valorem en la seva exacta mesura i entenem que la societat està canviant. 

El Grup Arxivers de Lleida són 100% actius en eines 2.0

 

De fet, les organitzacions arxivístiques haurien de disposar d'aquelles canals que la mateixa societat utilitza com una eina més de difusió i contacte amb els usuaris dels arxius. I per ser més precisos, el món dels arxius i dels gestor documentals ha canviat i a deixat de ser el petit reducte d'uns investigadors a ser un aparador necessari per part de la societat i un espai de manifestació de la transparència i ús democràtic dels documents que són un dels valors essencials de la nostra societat, tant a títol individual com col·lectiu.

I respecte els recursos necessaris, dir que segur no són tants com ens pensem. A diferència d'altres eines que requereixen estructures de personal i materials importants, l'ús de les eines 2.0 tenen una alta resposta amb pocs recursos. Si ens centrem en les dos eines més utilitzades pels arxius: facebook i twitter podem dir que tenir un 'facebook' vol dir fixar un procediment que l'alimenti de forma sostenible; és a dir, cal tenir en compte que és una eina que cal utilitzar setmanalment i que vagi deixant rastre per les xarxes com una referència de l'arxiu. En quan al twitter és important fixar que és una excel·lent eina, però que cal utilitzar diàriament per extreure un rendiment adequat. I valorar des de cada arxiu la seva capacitat per generar aquest contingut i estar present en la xarxa de forma regular.

També voldria remarcar l'article de l'arxiver d'Enric Terradellas a la revista Lligall de l'Associació d'arxivers i Gestors de Documents de Catalunya, número 33 i 34 de l'any 2012, on fa una repàs del nivell d'afectació del twitter en el sector arxivístic. Partint dels estudis més primerencs dels canadencs, com no, i a través d'una metodologia d'anàlisi determinada, arriba a conclusions interessants. Val la pena una lectura d'aquest article si volem visualitzar una fotografia de l'estat de la qüestió a l'any 2012 i valorar el camí que es segueix.

Del conjunt de conclusions de l'article remarcaria la necessitat d'una incorporació immediata de les eines 2.0 en la praxis diària dels arxius i organitzacions vinculades. Certament, tal com exposa l'autor de l'article, poques o cap gran institució arxivística catalana hi era representada, tret de l'Arxiu històric de Girona. Probablement ara, a finals del 2013, haguem millorat, però ens hem de dirigir inexorablement a una incorporació d'aquestes eines en en nostre dia a dia.

Què ofereix twitter, i pot les eines 2.0 en general, a un arxiu ? I a la direcció del sistema ?

Repassant la literatura sobre les funcionalitats de twitter apareixen un llarg de propostes d'utilitat. Però en l'àmbit dels arxius, i dels òrgans directors dels sistemes d'arxius, disposem d'un recull interessant i que hauria de ser un incentiu per la seva implantació en els plans de comunicació dels arxius.

Algunes d'aquests funcionalitats claus en les dinàmiques dels arxius són:

• Per vertebrar un conjunt d'arxius amb vincles orgànics, territorials o d'altra índole que busquin en la suma dels seus components la cohesió i consistència en el missatge o l'oferta de servei / informació.
• Per informar als usuaris, administracions, institucions, etc. d'allò que ofereix l'arxiu i com es pot accedir a aquesta oferta.
• Per comunicar aspectes relacionats amb activitats que desenvolupa l'arxiu, notícies dels treballs que s'estan desenvolupant o canvis en el servei.
• Per crear xarxa i donar homogeneïtat a l'oferta dels servei que es dona als ciutadans i institucions. Aquest element facilita als usuaris una identificació dels arxius o dels sistemes d'arxius.
• Per sumar esforços dels arxius que poden utilitzar el canal per retroalimentar el coneixement, experiències i intercanviar opinions.
• Per retre comptes a la societat en general de les activitats i serveis que ofereix l'arxiu o la direcció del sistema d'una forma sintètica. El twitter pot ser el missatge bàsic que permeti a l'usuari accedir a un informe més eleaborat.
• Per reflexionar i e/treure idees d'experiències i accions desenvolupades en arxius d'arreu del món. Incorporant idees o dades de congressos, jornades i altres fòrums que utilitzen twitter per identificar les idees clau, transportar-les ràpidament i remetre a altres eines per aprofundir.

Quantes conferències o congressos requerien esperar les actes per poder accedir a les conclusions i reflexions més rellevants. Ara es pot fer un extracte de la informació es rellevant en un segon. Recordo una experiència en el Congres del CITRA a Toledo l'any 2010 que com a preludi del que passaria amb l'us del twitter mostrava el que en el sector arxivístic era una novetat, tot i ja ser una eina d'us freqüent en altres àmbits com la política, esport o relacions socials.

En una sessió vaig observar com la majoria de assistents es situaven en una triple orbita, la d'escoltar el ponent, la de anotar en portàtils o tabletes les notes i la d'enviar missatges i piulades sobre el desenvolupament de la sessió. Vaig aixecar el cap i aprofitant una pausa del ponent no vaig renunciar a comptar els assistents que estaven connectats. Un 70% dels assistents tenien dispositius electrònics i els usaven en diferent forma, però l'activitat en el twitter va ser frenètica, principalment aportant extractes rellevants dels continguts que llençava el ponent. Des d'aquella primera experiència on jo mateix vaig poder enviar idees clau del ponent als arxivers de la Subdirecció General d'arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya han plogut moltes piulades i twitter s'ha posicionat i consolidat com una eina mes de comunicació i contacte entre la societat respecte la mateixa societat i respecte aquells que prestem un servei als ciutadans i administracions, els arxius.

CONSIDERACIONS FINALS

Twitter es un canal més, però un arxiu ha de considerar com molt important pel seu impacte en les xarxes socials i en els seus usuaris. Aquesta teranyina, aquesta xarxa, genera contacte, comunicació, informació i d'alguna manera coneixement global.

I per tant, projecta un arxiu com a part d'un sistema global d'informació o comunicació i el posiciona en un món global. Els arxius ofereixen productes (documents) i serveis (suport a la consulta, exposicions i un llarg etcètera) i twitter pot ser un potenciador d'aquests serveis i productes.

A Catalunya el camí que ens queda per recorre és llarg. Actualment molts arxius comencen a considerar les eines 2.0 en general com un valor afegir del propi arxiu i com una eina de comunicació àgil i d'alt impacte en un segment de la societat. Per cert, en el segment creixent de la societat. Tanmateix, encara s'ha de donar un pas més ferm en la seva incorporació en la dinàmica de cada arxiu. Esperem, en tot cas, que cada arxiu valori la potencialitat del twitter i el vagi incorporant a la seva política de comunicació.

No tinc cap dubte que hi ha material suficient en un arxiu per disposar d'una eina com twitter i això és lo més important. Si tenim el producte, disposem de serveis, utilitzem tots els recursos de comunicació disponibles. I més quan aquests recursos són de 'baix cost' i 'alt impacte'; és a dir, amb una piulada podem generar molta activitat amb un esforç mínim.