diumenge, 20 de novembre del 2011

Arxius i Esport

Normalment tendim a diferenciar patològicament el món de l'esport i de la cultura. Ho fem com si fossin mons del tot diferents i sense cap connexió. Res més lluny de la realitat al meu entendre. Més enllà del tòpic del segle I: Mens sana in corpore sano , l'esport i els arxius tenen múltiples aspectes comuns. Hi ha uns valors comuns innegables que dibuixen realitats molt similars. L'esport és un sacrifici constant, però amb una compensació màxima quan assoleixes els objectius o, simplement, quan el pots practicar. Els arxius, pels que estimen aquesta professió, suposa un repte i esforç diari, però molt gratificant quan s'assoleixen els objectius de conservar i difondre un patrimoni absolutament ric i de gran valor.
L'arxivística moderna incorpora, probablement a diferència de temps pretèrits, una necessària aliança de recursos, humans i materials, un treball en equip indispensable i amb l'objectiu d'assolir els objectius de la forma més eficient i satisfactòria possible. L'esport, i especialment els esports d'equip, aporten aquest component de forma inherent a la seva pràctica. Si l'equip no participa plenament, no s'esforça de forma conjunta, no es generós i sacrificat amb els companys i no prioritza el resultats del conjunt a l'individual, l'èxit no pot arribar i el fracàs esdevé frustració de projectes. En el món complex dels arxius, aquest treball en equip és indispensable, des dels òrgans de direcció del Sistema d'Arxius de Catalunya fins l’arxiu més petit del nostre país. Els arxius són aliances estratègiques, però també operatives. Els arxivers i arxiveres del nostre país són referents i puntals de centres culturals i organitzacions que amb els seus coneixements treballen corporativament en benefici de la seva institució.
L'esport i els arxius suposen pels professionals que s'hi dediquen un repte constant, una adaptació al canvi i un impuls innat cap a assolir nous horitzons. No sempre amb recursos suficients, com l'esport a on no sempre hem de pensar en Barça, Milà o Manchester, sinó en altres equips de futbol, basquet, etc. que amb recursos molt ajustats s'esforcen per arribar al més alt possible. Pensem en una expedició a l'Everest, un repte de màxims diria jo, però on l'equip esdevé vital i imprescindible per arribar, no al cim, sinó a una certa distància d'aquest. Els reptes dels arxius són múltiples, però no sempre els recursos estan en consonància. Aquesta realitat, com passa en molts altres camps i en l'esport, no ha de fer que els professionals restin en la constant flagel·lació i queixa, ans contrari, les dificultats del camí no ens han de fer perdre de vista l'objectiu final. Aquest esperit de superació, de millora, de aprenentatge i de constant adaptació als nous reptes és un elements comú en els dos mons.
Per tant, els valors del món de l'esport i dels arxius em sembla evident. L'arxiver i arxivera modern amb esperit constructiu i crític, però superant les fases de penitencia constant, és un element clau i estratègic, un eix vital per l’organització, cultural o administrativa. Però aquest valor no s'aconsegueix amb més o menys recursos, sinó amb l'empenta i decisió dels professionals que dia a dia treballen per assolir els objectius de conservar, preservar i difondre el patrimoni documental i gestionar correctament la documentació administrativa. No fa massa vaig llegir una frase que em sembla molt adequada pel món personal i professional, venia a dir el següent: "la queixa constant és la millor manera de fer malbé una relació".  Des d'aquesta perspectiva, els bons arxivers i esportistes tenen uns valors basats en el treball, en la constància i dedicació per superar les adversitats i impulsar els seus projectes amb la màxima credibilitat i professionalitat.
Així, quan els professionals dels arxius treballen en equip, sumant coneixement i esforços són una base fonamental de qualsevol organització i un referent pel desenvolupament de projectes directament i indirectament relacionats.

Animo als professional a ser professionals, a superar la queixa com instrument de treball, a proposar i innovar en els diferents camps de l'arxivística i gestió documental, a ser persistents i no abandonar en la primera contrarietat i negativa, a treballar amb equip sense egoismes i amb solidaritat amb la resta de companys, a plantejar els projectes de forma positiva, constructiva i corporativa.

dissabte, 29 d’octubre del 2011

Innova.doc 2011: ISO 30.300 a reflexió

La jornada Innovadoc organitzada per la Subdirecció General d'Arxius i Museus ha permès visualitzar la necessitat de concretar aquelles normes que són vitals per la implantació de sistemes de gestió documental. Igualment, la evolució dels sistemes de gestió de documents electrònics en l'àmbit de les administracions està provocant, en alguns casos, una veritable catarsi administrativa. 
El conjunt de normes relacionades amb la ISO 30.300 suposen un veritable repte d'interpretació i aplicació pel conjunt d'organitzacions que han o estant implantant sistemes de gestió de documents electrònics i, entenc, també pels que de moment ho apliquen en un estadi híbrid entre paper i electrònic. 
En aquest context, alguns ajuntaments i institucions reben inputs, missatges, propostes, insinuacions dels diferents agents implicats en aquest negoci (altres administracions, consultories, empreses de software, etc.)  i mirem d'aplicar sistemes de gestió de documents electrònics sense disposar d'un mínim, bàsic i primitiu sistema d'arxius en la seva institució. Si aquesta organització no disposa d'un sistema d'arxiu, liderat per un professional, arxiver - gestor documental, té dos opcions:
a) Valorar la possibilitat de comptar amb aquest professional per tal planifiqui conjuntament amb altres agents com s'ha de dissenyar el sistemes de gestió de documents administratius, electrònics o no.
b) Renunciar a cap vinculació amb els professionals de la gestió documental i passar la patata calenta als informàtics, personal d'organització o altres sectors més exòtics.
En aquest context ens trobem en molts casos i la jornada innovadoc del 2011 fa visible alguns aspectes tradicionalment recurrents com els següents:
- La implantació d'un sistema de gestió documental implica per a una organització un mínim de recursos humans, tècnics i econòmics. 
- Però el que és ineludible per l'organització és disposar d'un arxiver - gestor documental qualificat que lideri el projecte d'implantació conjuntament amb altres professionals implicats, especialment informàtics, advocats i personal d'organització administrativa i de processos.
-  L'allau de normatives, no només en l'entorn de les normes ISO, sinó en altres camps propers com el tecnològic, provoquen una gran confusió aclaridora. En cada nova norma hi han noves propostes i expectatives que donen al professional molta informació que ha de processar i assimilar. Contrastar aquesta informació, ser selectius sobre allò pertinent i aplicar amb criteris d'eficiència i realisme són aspectes que poden fer que els projectes d'implantació de sistemes de gestió documental tinguin èxit o siguin un mal son per l'organització.
Però la jornada també ha presentat alguns dubtes i riscos que cal considerar:
- El volum de normativa creixent requereix d'un anàlisi qualitatiu i quantitatiu important per fixar quina d'aquesta normativa és aplicable i vital en un primer nivell per l'organització, quina pot suposar un suport important pel desenvolupament d'alguna normativa essencial i, finalment, quina normativa pot ser prescindiblement coneguda, però no aplicada.

- El paper de l'ESAGED i de la formació arxivística juga un rol estratègic en tant en quan la formació dels professional ha de facilitar l'assoliment dels coneixements bàsics respecte als aspectes normatius i legals.
En resum, una jornada que entenc permet visualitzar la gran activitat normativa i reguladora que s'està generant d'uns anys ençà i que fa dels arxivers - gestors documentals un sector professional estratègic per la implantació de sistemes de gestió de documents electrònics i, com exposa la norma, donar un valor a la memòria corporativa de les organitzacions.

Congrés del CITRA 2011

El Congrés del CITRA 2011 a Toledo ha presentat algunes reflexions sobre el paper dels arxivers en la preservació del patrimoni documental mundial. Els desastres imprevisibles com són guerres, terratrèmols i altres catàstrofes provocades per la natura i els humans, no han de ser considerats irrellevants i s'ha de planificar una política de preservació de la memòria documental que en garanteixi la seva conservació i transmissió a generacions futures.

Ningú està exclòs de patir una situació d'emergència i, per tant, s'ha d'articular una metodologia que incorpori els protocols necessaris per minimitzar els efectes de qualsevol incident.
En un altre nivell, la preocupació sobre la preservació i accessibilitat de la documentació digital ha estat molt present durant el congrés. Tant en la vessant de garantir la preservació dels documents nascuts digitalment com el tractament i difusió dels documents subjectes a polítiques de digitalització més o menys estructurades.

Cermonia d'obertura del CITRA 2011 a Toledo