La jornada Innovadoc
organitzada per la Subdirecció
General d'Arxius i Museus ha permès visualitzar la necessitat de
concretar aquelles normes que són vitals per la implantació de sistemes de
gestió documental. Igualment, la evolució dels sistemes de gestió de documents
electrònics en l'àmbit de les administracions està provocant, en alguns casos,
una veritable catarsi administrativa.
El conjunt de normes relacionades amb la ISO 30.300 suposen un
veritable repte d'interpretació i aplicació pel conjunt d'organitzacions que
han o estant implantant sistemes de gestió de documents electrònics i, entenc,
també pels que de moment ho apliquen en un estadi híbrid entre paper i electrònic.
En aquest context, alguns ajuntaments i institucions reben
inputs, missatges, propostes, insinuacions dels diferents agents implicats en aquest
negoci (altres administracions, consultories, empreses de software, etc.)
i mirem d'aplicar sistemes de gestió de documents electrònics sense disposar
d'un mínim, bàsic i primitiu sistema d'arxius en la seva institució. Si aquesta
organització no disposa d'un sistema d'arxiu, liderat per un professional,
arxiver - gestor documental, té dos opcions:
a) Valorar la possibilitat de comptar amb
aquest professional per tal planifiqui conjuntament amb altres agents com s'ha
de dissenyar el sistemes de gestió de documents administratius, electrònics o
no.
b) Renunciar a cap vinculació amb els
professionals de la gestió documental i passar la patata calenta als informàtics,
personal d'organització o altres sectors més exòtics.
En aquest context ens trobem en molts casos i la jornada
innovadoc del 2011 fa visible alguns aspectes tradicionalment recurrents com
els següents:
- La implantació d'un sistema de gestió
documental implica per a una organització un mínim de recursos humans, tècnics
i econòmics.
- Però el que és ineludible per l'organització
és disposar d'un arxiver - gestor documental qualificat que lideri el projecte
d'implantació conjuntament amb altres professionals implicats, especialment
informàtics, advocats i personal d'organització administrativa i de processos.
- L'allau de normatives, no només en
l'entorn de les normes ISO, sinó en altres camps propers com el tecnològic,
provoquen una gran confusió aclaridora. En cada nova norma hi han noves
propostes i expectatives que donen al professional molta informació que ha de
processar i assimilar. Contrastar aquesta informació, ser selectius sobre allò
pertinent i aplicar amb criteris d'eficiència i realisme són aspectes que poden
fer que els projectes d'implantació de sistemes de gestió documental tinguin èxit
o siguin un mal son per l'organització.
Però la jornada també ha presentat alguns dubtes i riscos que
cal considerar:
- El volum de normativa creixent requereix
d'un anàlisi qualitatiu i quantitatiu important per fixar quina d'aquesta
normativa és aplicable i vital en un primer nivell per l'organització, quina
pot suposar un suport important pel desenvolupament d'alguna normativa
essencial i, finalment, quina normativa pot ser prescindiblement coneguda, però
no aplicada.
- El paper de l'ESAGED i de la formació
arxivística juga un rol estratègic en tant en quan la formació dels
professional ha de facilitar l'assoliment dels coneixements bàsics respecte als
aspectes normatius i legals.
En resum, una jornada que entenc permet visualitzar la gran
activitat normativa i reguladora que s'està generant d'uns anys ençà i que fa
dels arxivers - gestors documentals un sector professional estratègic per la
implantació de sistemes de gestió de documents electrònics i, com exposa la
norma, donar un valor a la memòria corporativa de les organitzacions.
