La preservació digital: back to the future

4 idees sobre el XV Congrés d'Arxivística de Catalunya a Lleida.

Un dels fets constatables que planteja el proper Congrés d'Arxivística de Catalunya és evidenciar que l'accés a la documentació és molt més que una necessitat i un dret dels ciutadans, és una obligació per l'administració que és qui ha de garantir l'accessibilitat. I en aquest punt, la preservació digital és una funció estratègica pels arxivers i gestors de documents del present i del futur, sens dubte (més enllà del debat dels nom, aquesta article utilitza indistintament la paraula arxiver i gestor documental).

De fet, els arxius fa 1000 anys que preserven els documents que els hi han estat conferits i tenen en custòdia. El canvi, la diferència, rau en el suport i en la intangibilitat física del document. Aquest és un canvi transcendental respecte el nostre passat més recent com a custodis dels documents. Fins fa 4 dies parlàvem que els documents els guardàvem en els dipòsits, a una temperatura, una humitat, unes condicions de seguretat determinades. Ara, una part de la funció de l'arxiver és garantir la preservació de documents digitals en les dues formes d'expressió, sigui com un document digital fruit del procés de digitalització de un document o com un document electrònic (nascut i creat en el marc de l'administració electrònica). Aquest nou paradigma és, a l’hora, un repte i una realitat en el món dels arxius i la gestió documental. La preservació digital és un valor estratègic, però també vital, per les administracions públiques, institucions i entitats privades. I pels ciutadans que han de poder accedir als documents, independentment de la seva 'forma', suposant, tot plegat, un dels grans reptes dels arxius del present i del futur.

I en aquest punt, l'arxiu esdevé un centre modern, especialitzat en la preservació, gestió, accés i difusió al patrimoni documental i un referent ineludible en la gestió documental de les organitzacions. I aquesta gestió documental, òbviament, abraça tots els tipus de documents, en qualsevol suport, sense discriminació perquè la informació consignada en el document s'hagi realitzat avui o fa 1000 anys o si s'ha fixat en un suport electrònic, en un pergamí o en paper.

No ens enganyem, el que tenim davant en el nou context de preservació digital, són noves necessitats tecnològiques, noves eines de conservació i accés a la documentació, noves aliances professionals, però no un canvi en les competències de les organitzacions ni en les responsabilitats dels arxivers i gestors de documents.

Qui és el responsable de la gestió dels documents d'una administració ? Qui té el perfil d'administrador d'aquesta gestió ? Qui porta exercint aquesta funció a Catalunya des de fa molts anys i, especialment en l'administració, en els darrers 30 anys ? L'arxiver, el gestor documental, l'informàtic, l'advocat ?... La resposta no hauria de ser diferent a la dels darrers 1000 anys, fins hi tot quan el nom no era conegut com a tal, l'arxiver. No només pel sentit comú i per simetria en qui desenvolupa aquesta funció en relació als documents produïts per una administració (sense discriminació de color, gènere, suport,...) en els darrers anys de forma constant i discreta, sinó també aplicant la legislació vigent. No oblidem les funcions que la llei 10/2001, d'Arxius i Documents confereix als arxivers catalans en les organitzacions i, especialment, en les administracions públiques.

I aquesta darrera anotació, no només en el context de la preservació digital, sinó en una àmplia visió de l'arxivística del futur, hauria de plantejar escenaris en els quals la cooperació entre administracions fos la nota predominant i s'evitessin situacions paradoxals d'administracions fent la feina d'altres administracions, desprestigiant al propi Sistema d'Arxius de Catalunya i fent-nos més febles respecte les administracions i les institucions catalanes. Però aquest tema serà objecte d'un altra reflexió.

LA PRESERVACIÓ DIGITAL: RETORN AL FUTUR (BACK TO THE FUTURE)

El concepte de preservació digital pot semblar nou, però el món dels arxius ja té des de fa uns 10 anys un repte sota aquest concepte. Si tornem al passat veurem que podem aplicar en el futur. I posaré un exemple. El gener de 2008 es va elaborar un primer document de diagnosis dels diferents suports on es guardava la documentació digitalitzada al conjunt d'arxius comarcals (podeu trobar les dades en l'article de la revista Lligall 30. El Pla de digitalització de la Xarxa d'Arxius Comarcals). El document, conegut com 'Estudi preliminar sobre el dimensionament digital dels arxius de la Xarxa i arxius centrals', la Subdirecció General d'Arxius i Gestió Documental dibuixava el mapa de la documentació digitalitzada a l'Arxiu Nacional de Catalunya, Xarxa Arxius Comarcals i Arxius Centrals Administratius. Els resultats van ser els següents:

El 67% de les digitalitzacions es guardaven en dispositius externs com ara disc dur o DVD. I només el 23% en el servidor del departament corresponent i el 10% en altres sistemes com podia ser el Consell Comarcal, Ajuntament Capital de comarca. Tot plegat un panorama que reclamava una acció immediata. Així va néixer DIDAC (Dipòsit de Documents Digitals de Catalunya que avui compta amb quasi 17 milions d'objectes digitals de l'ANC, XAC, ajuntaments, institucions, etc. En la taula rodona 'Les polítiques públiques de preservació digital' del proper Congrés d'Arxivística de Lleida aprofundirem en aquest punt per veure com gestionàvem els actius digitals l'any 2007-2008, com ho fem ara i com planifiquem fer-ho en un futur imminent.

Certament, els estandars han produït normes com la ISO 14721:2012 (OAIS) o ISO 16363:2012 (sobre repositoris digitals fiables) però és important saber on estàvem fa només 8 anys i els reptes actuals que són molt més crítics ja que la realitat de la preservació digital reclama polítiques clares i coordinades per donar resposta a les necessitats de la preservació en sentit ampli, en els documents electrònics, en els documents digitalitzats, però també en altres àmbits com la preservació dels continguts dels portals i WEBs, per exemple.

Per tant, una proposta de futur que tingui en compte que no fa massa temps hem començat a caminar decididament i que ara hem de ser decidits perquè en un futur immediat la preservació digital sigui una pràctica ordinària en el funcionament d'un arxiu i d'una administració. Tornem al passat, observem el que teníem a partir de l'any 2000, els nostres dubtes i temors respecte el món digital i situem-nos a l'any 2015 per treballar conjuntament en construir un model de preservació digital de qualitat i amb garanties plenes.

CONCLUSIONS

CORESPONSABILITAT de les administracions que han de promoure polítiques i accions dirigides a facilitar aquesta preservació digital, incorporant els valors tecnològics al servei del ciutadà i fent accessible la documentació des de qualsevol punt, presencial o remot.

Polítiques que impulsin una acció COORDINADA en tots els àmbits de la preservació digital i en tots els àmbits territorials. Sense discriminació, sense diferències i amb una acció que sumi recursos, sigui eficient i ofereixi un panorama clar de la política de preservació digital a Catalunya.

Les polítiques han de incorporar inexorablement una planificació DIMENSIONADA I PRECISA en relació als recursos humans, econòmics i materials de les administracions en els diferents àmbits de responsabilitat respecte la preservació digital.

Per tant, l'èxit ha de promoure la suma de la coresponsabilitat, coordinació entre agents, dimensió del projecte o Pla. Tots aquest ingredients són imprescindibles per l'èxit de la preservació digital a Catalunya. I esperem que existeix un LIDERATGE que dinamitzi aquestes polítiques. La importància no rau tant en què el lideratge sigui d'un departament departament o d'un conjunt d'institucional, sinó si som un país i creiem que ho som, tenim un Govern. I és aquest Govern el que ha d'impulsar les polítiques de preservació, buscant aliances amb el conjunt d'administracions, agents i institucions implicades. 

El lideratge no pot ser només un aparador de prestigi i poder, sinó que ha de ser una acció determinada i decidida de sumar recursos, coneixements i experiències per construir unes polítiques de preservació per Catalunya. Unes polítiques que garanteixen l'accés als documents en qualsevol format, que testimonien la transparència de les administracions i són un valor de la democràcia i, òbviament, són un valor de la memòria històrica d'una nació, han de ser conseqüents i donar resposta a totes les necessitats sense dubtes ni vacil·lacions.

Finalment, si podem parlar ‘d’internet de les coses’, és evident que existeix ‘l’arxiu de les coses’ que afecta als drets i deures de les persones, de les institucions i de les administracions. I aquests drets obliguen a les administracions a dotar-se de serveis de qualitat pel seu compliment, essent l’arxiu el garant de la preservació i accés als documents que fan possible que les administracions siguin eficients i transparents en la seva gestió. Un arxiu és símbol de la memòria històrica, però sobretot una garantia pel compliment dels drets i dels deures dels ciutadans i les institucions. (extracte de la presentació del Conseller de cultura de la Generalitat de Catalunya a la pàgina WEB del XV Congrés d'Arxivística de Catalunya)