divendres, 23 de març del 2012

Arxiu comarcal de la Garrotxa i Municipal d'Olot: un arxiu de Champions League

Ni un sol dia sense parlar del Barça !!! Un comentari, un apunt o una estona d'animada conversa en mig del fragor de les reunions i visites d'obra. Una petita pausa pot servir per comentar qualsevol neguit, qualsevol dada,... Un moment de descans i de revifada conversa per comentar alguna nota del partit del Barça, de les magistrals rodes de premsa d'en Pep, de les lliçons d'humilitat del millor jugador del món, del missatge rigorós i pensat d'en Xavi lluny dels insults a la llengua d'alguns jugadors que vesteixen de blanc i, com no, un moment per projectar el futur, per veure fins on pot arribar un equip ple de jugadors nostres que senten el que vol dir ser del Barça i català.


Hi ha arxivers i arxiveres que més enllà dels desitjos professionals i personals tenen un xip culé, només faltaria. Alguns amb discreció i altres apassionats, però tots amb el desig del comentari, del petit kit kat en mig d'una reunió, d'una jornada de treball o d'una intensa vista d'obra del nou arxiu. Són d'aquells moments bons i que aproximen les persones més enllà dels temes professionals, són moments de vida que diria el filòsof i que permeten apropar experiències facilitant una millor interlocució i sintonia en la feina, segur.

Un arxiu amb molts valors

En els darrers anys he hagut de visitar sovint Olot per fer el seguiment de les obres de construcció del nou arxiu comarcal i per diferents reunions de coordinació. Un nou arxiu és un repte global, des de la primera ratlla del primer projecte fins l'acte inaugural. Des de la planificació tècnica i la creació d'un nou model de gestió que incorpora, en la majoria de casos, l'arxiu municipal de l'ajuntament capital de comarca com un aliat estratègic vital. Un arxiu modern que garanteix la conservació i difusió del patrimoni documental de la comarcal i d'Olot, sumant esforços i coneixement amb professionals de l'ajuntament d'Olot, del Consell Comarcal de la Garrotxa i del Departament de Cultura. Vaja !!!, un model perfecte que permet gestionar eficientment el patrimoni documental d'una comarca com la Garrotxa amb les eines més modernes i professionals més qualificats. A més, l'arxiu donarà servei als municipis de la comarca que requereixen un suport per no disposar de les instal·lacions ni del personal qualificat per assolir els objectius bàsics de conservació, tractament, preservació i difusió dels documents.


Un arxiu, d'altra banda, que forma part d'una Xarxa d'Arxius Comarcals amb més de 120 professionals amb la missió de conservar i difondre el patrimoni documental i donar suport a la implantació de sistemes de gestió documental en les organitzacions. Si bé l'AC de la Garrotxa disposa de més de 3 quilòmetres de documents i unes 110.000 fotografies, la posada en línia amb el conjunt de la Xarxa l'incorpora en un univers de més de 130 quilòmetres de documents i 6 milions de fotografies. Per tant, un punt clau d'accés a la documentació i informació per conèixer la nostra història i el nostre futur.

Un espai obert a tothom, tancat en la zona de dipòsits per garantir la màxima seguretat i conservació dels documents i transparent i permeable en les zones públiques. Disponible pels ciutadans i administracions de forma presencial o per Internet.
 
Moment Barça i el valor de tenir valors: compromís, complicitat i capacitat.

Hi ha alguns valors que en els darrers anys s'estan posicionant com essencials en la filosofia Barça, el compromís, la complicitat i, no menys important, la capacitat. Aquest joc de les 3C em porta a reflexionar sobre la seva transferència als valors d'arxius com el de la Garrotxa i Olot. 


Uns professionals amb un alt compromís i que més enllà del seu interès projecten la seva activitat professional amb generositat respecte als companys i amb la màxima diligència i professionalitat respecte als usuaris, siguin les administracions, investigadors experts, estudiants o ciutadans accidentals. Com aquell davanter que es sacrifica en tasques defensives per la convicció que la victòria individual és la victòria de tots.

Una complicitat exemplar que fa que tot l'equip rendeixi al màxim i de forma solidària amb els companys. Una complicitat sobre els objectius comuns i que fixa, per sobre dels interessos individuals, la missió de l'arxiu amb determinació. Com el joc de joc del Barça quan el conjunt de jugadors toquen i toquen fins deixar el rival KO, moment que és aprofitat per fer la passada impossible i el gol de circ. I qui no recorda la pressió corporativa dels primers anys, ara potser no és tant asfixiant sense Mr. Eto, on l'equip rival no podia respirar i la màquina funcionava sense cap mal engranatge fins deixar al rival absolutament tocat i perdut.

I la capacitat, la professional, el coneixement i el saber fer de l'equip. Sense talent, sense coneixement és difícil fer el que s'ha fet fins ara en l'arxiu i, molt menys afrontar els reptes del futur més immediat. L'arxivística, la gestió documental, els documents electrònics,... obliguen als professionals a una alta capacitat i coneixement. Les peces de l'equip han de ser les millors, els Xavi, Messi, Inestas, Valdes, .... sense els companys no són el tot, són una part d'aquest tot. La seva suma, la seva suma de capacitats aporten un coneixent i experiència de primer nivell que fan fàcil lo difícil.

Un final de Champions

Certament els barcelonistes tenim ja moltes referències, algunes semblen insuperables, però he d'admetre que la inauguració de l'arxiu em va produir un sentiment de final de Champions League, no se si com la primera o segona de Wembley, la de Roma o la de Paris, però un sentiment d'assolir el top amb un equip de persones, de professionals que s'han esforçat al màxim i que amb complicitat i compromís han arribat molt lluny. Val a dir que probablement hi hagi altres equips amb un esperit semblant i no voldria ser exclusivista, però els darrers anys han permès validar un model basat en l'esforç, en la qualitat i en el compromís de l'equip per sobre de les persones individuals. Sempre amb la dosi justa d'humilitat, del saber gunayr i perdre. I això sí que és transferible a molts dels arxius comarcals que treballen plegats amb els ajuntaments i consells comarcals.

Per tant, un èxit de l'equip, dels que estan a primera línia, dels responsables que han donat suport al projecte al llarg dels anys i dels professionals que treballen des de Barcelona.

Felicitats als professionals d'aquest magnific equipament i que la força i els valors del barça ens acompanyin sempre.

diumenge, 11 de març del 2012

Arxiver i gestor documental: una professió de futur

La situació econòmica, laboral i social actual plateja uns interrogants o dubtes, més o menys sòlids i coherents, sobre aspectes polítics, econòmics, territorials i socials. Més enllà del plantejament de la societat del benestar hi ha, com actualment s'està qüestionant, plantejaments geopolítics que miren l'estructura organitzativa de la nostra societat amb un afany de sostenibilitat econòmica.

Però en el context dels arxius, i no exempt d'aquest debat, la realitat exposa quines activitats han de formar part del futur immediat i quines poden ser posposades pel context actual. En aquest article proposo una primera reflexió entesa com una aproximació condicionada al context actual i a la pròpia evolució de la professió i del mercat.

En moment de crisi es replantegen i redefineixen un conjunt d'activitats que s'han executat en els anys de bonança i que donada una situació excepcional fan pensar, especialment als no massa documentats o neòfits en els coneixement d'aquestes activitats, la possibilitat de reduir la despesa en coneixement i professionals del món cultural i de la gestió documental de les organitzacions. És evident que aquest debat pot estar obert durant temps, però sense un fonament conceptual clar, ja que les organitzacions seguiran funcionant i requeriran, com un bufet d'advocats necessita advocats, professionals que gestionin la documentació que genera aquesta organització i faci eficient aquesta activitat. Igualment un arxiu històric necessita professional que puguin donar el servei als ciutadans i a les administracions per fer comprensible i accessible la nostra història.

Més enllà d'aquestes reflexions prèvies i necessàries, tenim un escenari d'acció molt ampli, més que mai l'hem tingut, diria jo. El patrimoni documental s'ha consolidat els darrers anys com un element clau del relat històric de Catalunya i com un element de reforç per altres disciplines culturals relacionades amb el patrimoni cultural. Així, el document ja no esdevé un objecte icònic, sinó és una peça clau per l'anàlisi i estudi de la història des d'una perspectiva d'investigació, però també d'usuari accidental i, no menys important, és un referent per la gestió documental en les organitzacions amb els components de complexitat de gestió de documents electrònics que es vulguin afegir.

Així, quines línies de futur té la professió. Personalment dibuixaria diferents línies, però es podrien englobar de forma no excloent en una vessant més històrica i un altra més vinculada a la gestió documental.

En relació a l'àmbit de la història hi ha una línia clara de no increment dels recursos estructurals de les administracions i institucions per capítol I (contractacions directes) més enllà d'algunes administracions que encara s'han d'adequar a la Llei 10/2001, d'Arxius i documents. La dinàmica actual d'aquestes administracions i, no oblidem a les institucions que disposen d'arxiu, dirigeix la seva gestió en la línia de outsourcing com una fórmula per disposar de recursos externs que donin un suport als diferents projectes estratègics d'una organització. És a dir, empreses o consultores especialitzades que aportin als projectes no només el seu Knowledge i, no menys important en alguns projectes, el seu Know-How entès com la fórmula per desenvolupar un projecte de forma fàcil i eficient.

Primera reflexió: l'accés a la funció pública entesa amb la forma i número dels darrers anys sembla complexa més enllà d'alguns serrells pendents, però s'obre un oportunitat d'incorporar professionals dels arxius i la gestió documental en empreses de serveis i consultoria del sector. Parlo d'empreses de digitalització, gestió de documents, empreses de serveis de tractament documental (inclou un aspecte molt ampli que va des de la descripció d'un fons del segle XIV fins el tractament massiu i sumari d'un sèrie documental contemporània que ha d'ingressar en un arxiu històric), consultores de sistemes d'informació (portals WEB, gestió d'informació 2.0 i 3.0, etc.), empreses d'eliminació, etc.

En l'àmbit de la gestió documental i tenint en compte els components de la gestió dels documents electrònics, tenim un camí de gran abast. Igualment com expressava en la part més històrica, les organitzacions requeriran serveis de consultoria d'empreses per implantar aquests sistemes de gestió documental. Aquesta és una línia indubtablement potent ja que amb el nivell d'implantació d'aquest sistemes en el conjunt de Catalunya, és evident que les administracions han d'aplicar-se a curt termini. I en aquest mateix context, sembla lògic pensar que les administracions requeriran disposar de serveis de suport i consultoria amb professional qualificats i, aquests, no poden ser més que arxivers i gestors documentals, els quals formaran part d'un equip d'implantació que integri altres professionals com informàtics, tècnics en organització, advocats, etc. Implícitament hi ha un conjunt de normes com la ISO 15.489 o 30.300 que requeriran per la seva implantació de coneixement i experiència de les consultores desenvolupin els projectes.

Segona reflexió: el món de la gestió documental incorpora la necessitat de professionals qualificats i d'empreses o consultores que impulsin els projectes amb aquest tipus de personal. Per tant, aquestes empreses han de comptar amb arxivers i gestors documentals per implantar sistemes de gestió documental basats en aquest Knowledge i Know-How. Les administracions han de complir un requeriments en relació a la gestió documental (especialment amb les exigències de la gestió dels documents electrònics) i només ho poden fer amb recursos estructurals interns o amb el suport de consultores amb personal qualificat.

El món dels arxius té elements comuns que integren components propis del món dels arxius i d'altres disciplines. És a dir, unes línies transversals com educació, formació o gestió de la informació que poden ser objecte d'una necessitat de professionals. Els serveis didàctics són aspectes que clarament s'han de completar amb aportacions externes de professionals que puguin integrar coneixement dels dos àmbits, el cultural i l'educatiu, i aporta un plus a les dinàmiques ordinàries dels arxius. L'activitat dels arxius i els recursos estructurals difícilment aporten actius per desenvolupar grans projectes educatius. Tanmateix, la realitat demanda aquests productes i, és sens dubte, una línia de creixement i de negoci en els propers anys. En el camp de la formació també es produeix un fenomen similar. La pròpia inèrcia de la professió amb normatives en constant moviment reclamen estructures de formació actives. Si bé hi ha organismes amb una clara vocació al respecte (ESAGED, AAC, Departament de Cultura, CRDI, per exemple) sembla que es requereixin alguns recursos per poder aportar formació altres àmbits i, en conseqüència, es reclamaria una major capacitat de recursos humans per poder-la executar.

Tercera reflexió: àrees transversal que aporten un servei addicional cada vegada més necessari i imprescindible pels arxius. Hi ha elements que encara han de ser considerats com a essencials en les polítiques arxivístiques i requeriran de professional que aportin el seu coneixement i experiència.

Si bé el conjunt d'expectatives laborals a curt termini van dirigides a l'espectre de la gestió documental en el sentit ampli, no hem d'oblidar que el nostre patrimoni documental disposa de 1000 anys de documents en paper, poc més de 150 anys de formats audiovisuals en sentit ampli, estem en una fase primerenca de documents híbrids (paper-electrònica) i els sistemes de gestió de documents electrònics implantats al 100% en les organitzacions catalanes encara, l'any 2012, no existeix.

Per tant, una visió àmplia i amb perspectiva pot ajudar a visualitzar les necessitats laborals a curt i mig termini pensant en la història, en el presnet i en el futur dels documents, de les organitzacions i dels ciutadans com a usuaris dels arxius per partida doble, per l'accés a la documentació històrica i com a beneficiaris de les activitats administratives generades per les organitzacions.