Arxiver i gestor documental: una professió de futur

La situació econòmica, laboral i social actual plateja uns interrogants o dubtes, més o menys sòlids i coherents, sobre aspectes polítics, econòmics, territorials i socials. Més enllà del plantejament de la societat del benestar hi ha, com actualment s'està qüestionant, plantejaments geopolítics que miren l'estructura organitzativa de la nostra societat amb un afany de sostenibilitat econòmica.

Però en el context dels arxius, i no exempt d'aquest debat, la realitat exposa quines activitats han de formar part del futur immediat i quines poden ser posposades pel context actual. En aquest article proposo una primera reflexió entesa com una aproximació condicionada al context actual i a la pròpia evolució de la professió i del mercat.

En moment de crisi es replantegen i redefineixen un conjunt d'activitats que s'han executat en els anys de bonança i que donada una situació excepcional fan pensar, especialment als no massa documentats o neòfits en els coneixement d'aquestes activitats, la possibilitat de reduir la despesa en coneixement i professionals del món cultural i de la gestió documental de les organitzacions. És evident que aquest debat pot estar obert durant temps, però sense un fonament conceptual clar, ja que les organitzacions seguiran funcionant i requeriran, com un bufet d'advocats necessita advocats, professionals que gestionin la documentació que genera aquesta organització i faci eficient aquesta activitat. Igualment un arxiu històric necessita professional que puguin donar el servei als ciutadans i a les administracions per fer comprensible i accessible la nostra història.

Més enllà d'aquestes reflexions prèvies i necessàries, tenim un escenari d'acció molt ampli, més que mai l'hem tingut, diria jo. El patrimoni documental s'ha consolidat els darrers anys com un element clau del relat històric de Catalunya i com un element de reforç per altres disciplines culturals relacionades amb el patrimoni cultural. Així, el document ja no esdevé un objecte icònic, sinó és una peça clau per l'anàlisi i estudi de la història des d'una perspectiva d'investigació, però també d'usuari accidental i, no menys important, és un referent per la gestió documental en les organitzacions amb els components de complexitat de gestió de documents electrònics que es vulguin afegir.

Així, quines línies de futur té la professió. Personalment dibuixaria diferents línies, però es podrien englobar de forma no excloent en una vessant més històrica i un altra més vinculada a la gestió documental.

En relació a l'àmbit de la història hi ha una línia clara de no increment dels recursos estructurals de les administracions i institucions per capítol I (contractacions directes) més enllà d'algunes administracions que encara s'han d'adequar a la Llei 10/2001, d'Arxius i documents. La dinàmica actual d'aquestes administracions i, no oblidem a les institucions que disposen d'arxiu, dirigeix la seva gestió en la línia de outsourcing com una fórmula per disposar de recursos externs que donin un suport als diferents projectes estratègics d'una organització. És a dir, empreses o consultores especialitzades que aportin als projectes no només el seu Knowledge i, no menys important en alguns projectes, el seu Know-How entès com la fórmula per desenvolupar un projecte de forma fàcil i eficient.

Primera reflexió: l'accés a la funció pública entesa amb la forma i número dels darrers anys sembla complexa més enllà d'alguns serrells pendents, però s'obre un oportunitat d'incorporar professionals dels arxius i la gestió documental en empreses de serveis i consultoria del sector. Parlo d'empreses de digitalització, gestió de documents, empreses de serveis de tractament documental (inclou un aspecte molt ampli que va des de la descripció d'un fons del segle XIV fins el tractament massiu i sumari d'un sèrie documental contemporània que ha d'ingressar en un arxiu històric), consultores de sistemes d'informació (portals WEB, gestió d'informació 2.0 i 3.0, etc.), empreses d'eliminació, etc.

En l'àmbit de la gestió documental i tenint en compte els components de la gestió dels documents electrònics, tenim un camí de gran abast. Igualment com expressava en la part més històrica, les organitzacions requeriran serveis de consultoria d'empreses per implantar aquests sistemes de gestió documental. Aquesta és una línia indubtablement potent ja que amb el nivell d'implantació d'aquest sistemes en el conjunt de Catalunya, és evident que les administracions han d'aplicar-se a curt termini. I en aquest mateix context, sembla lògic pensar que les administracions requeriran disposar de serveis de suport i consultoria amb professional qualificats i, aquests, no poden ser més que arxivers i gestors documentals, els quals formaran part d'un equip d'implantació que integri altres professionals com informàtics, tècnics en organització, advocats, etc. Implícitament hi ha un conjunt de normes com la ISO 15.489 o 30.300 que requeriran per la seva implantació de coneixement i experiència de les consultores desenvolupin els projectes.

Segona reflexió: el món de la gestió documental incorpora la necessitat de professionals qualificats i d'empreses o consultores que impulsin els projectes amb aquest tipus de personal. Per tant, aquestes empreses han de comptar amb arxivers i gestors documentals per implantar sistemes de gestió documental basats en aquest Knowledge i Know-How. Les administracions han de complir un requeriments en relació a la gestió documental (especialment amb les exigències de la gestió dels documents electrònics) i només ho poden fer amb recursos estructurals interns o amb el suport de consultores amb personal qualificat.

El món dels arxius té elements comuns que integren components propis del món dels arxius i d'altres disciplines. És a dir, unes línies transversals com educació, formació o gestió de la informació que poden ser objecte d'una necessitat de professionals. Els serveis didàctics són aspectes que clarament s'han de completar amb aportacions externes de professionals que puguin integrar coneixement dels dos àmbits, el cultural i l'educatiu, i aporta un plus a les dinàmiques ordinàries dels arxius. L'activitat dels arxius i els recursos estructurals difícilment aporten actius per desenvolupar grans projectes educatius. Tanmateix, la realitat demanda aquests productes i, és sens dubte, una línia de creixement i de negoci en els propers anys. En el camp de la formació també es produeix un fenomen similar. La pròpia inèrcia de la professió amb normatives en constant moviment reclamen estructures de formació actives. Si bé hi ha organismes amb una clara vocació al respecte (ESAGED, AAC, Departament de Cultura, CRDI, per exemple) sembla que es requereixin alguns recursos per poder aportar formació altres àmbits i, en conseqüència, es reclamaria una major capacitat de recursos humans per poder-la executar.

Tercera reflexió: àrees transversal que aporten un servei addicional cada vegada més necessari i imprescindible pels arxius. Hi ha elements que encara han de ser considerats com a essencials en les polítiques arxivístiques i requeriran de professional que aportin el seu coneixement i experiència.

Si bé el conjunt d'expectatives laborals a curt termini van dirigides a l'espectre de la gestió documental en el sentit ampli, no hem d'oblidar que el nostre patrimoni documental disposa de 1000 anys de documents en paper, poc més de 150 anys de formats audiovisuals en sentit ampli, estem en una fase primerenca de documents híbrids (paper-electrònica) i els sistemes de gestió de documents electrònics implantats al 100% en les organitzacions catalanes encara, l'any 2012, no existeix.

Per tant, una visió àmplia i amb perspectiva pot ajudar a visualitzar les necessitats laborals a curt i mig termini pensant en la història, en el presnet i en el futur dels documents, de les organitzacions i dels ciutadans com a usuaris dels arxius per partida doble, per l'accés a la documentació històrica i com a beneficiaris de les activitats administratives generades per les organitzacions.