Com difonem i com ens busquen: un repte, una necessitat o una visió estratègica ?

Un dels punts crítics dels continguts culturals, i que a l'hora suposa un dels seus veritables valors, és la seva complexa transmissió als usuaris. La complexitat no ve donada per qüestions tecnològiques, especialment en els dies que corren, o per una clara manca de recursos d'informació o econòmics, sinó per la dificultat del conjunt del sector de comprendre que la informació tal i com s'ha concebut en els darrers 1000 anys ha desaparegut, s'ha volatilitzat. Aquesta informació ja no està fixada en un suport físic i tangible per l'usuari ni per l'arxiver i, no menys important, ja no cal anar de peregrinació a un lloc anomenat arxiu on ens mostraran molt amablement les icones del nostre passat i els documents que mostren la nostra història personal i nacional.

Des d'aquest punt de vista, les 3 accepcions clàssiques de la paraula arxiu que la teoria arxivística atribueix a l'edifici on es conserven i consulten els documents, al conjunt de documents produïts o rebuts per persones o institucions i la institució on aquest documents es reuneixen es veu àmpliament superada per la introducció de noves accepcions. La primera seria òbvia i s'utilitza per parlar d'arxiu electrònic, tot i que utilitzant el significat ampli de la paraula (pot ser fitxer, pot ser grup de fitxers,... hi ha una diversitat d'usos poc homogènia que fins hi tot queda recollida en una accepció que atorga el diccionari de l'Institut d'Estudis Catalans ho simplifica quan defineix que arxiu és un Fitxer informàtic).

Més enllà d'anàlisi històric, hi ha una nova accepció, i que és la raó d'aquest article. En el context de les tecnologies de la informació, comunicació i del coneixement, l'arxiu esdevé quelcom diferent i assumeix una accessibilitat absolutament inversa a la que podia tenir fa només 10 anys. L'arxiu com un tot virtual, un espai en la xarxa en el qual els usuaris poden disposar d'aquella informació que busquen i participar remotament i presencialment en les activitats de l'arxiu i, no menys important, participar activament en determinats treballs de col·laboració organitzats per l'arxiu com pot ser la descripció de fotografies.

En aquest punt és evident que la xarxa, Internet i tot el conjunt d'eines que configuren l'univers 2.0 i 3.0 aporten un mar infinit de possibilitats. En ocassions inabastables, però que sens dubte faciliten l'accessibilitat als arxius i als documents. Però centrant el discurs en l'accessibilitat a la informació, hi ha com 3 possicionaments que encara coexisteixen tot i que en algun cas està predestinat a desapareixer per jubilació. Si em permeteu l'analogia, faré una divisió cronològica del perfil sense cap ànim que aquesta sigui del tot ajustada i real.

a) L'arxiver del segle XIX. Gran expert i coneixedor dels últims detalls del seu arxiu i dels documents més simbòlics del patrimoni documental que el seu arxiu guarda amb cel. En la majoria dels casos, l'arxiver era considerat un veritable ésser estrany a la societat i només coneguts per aquells investigadors als quals permetia accedir a documents gràcies al seu coneixement que en moltes ocassions restava in mente fins la seva mort.

Missió: conservar el patrimoni documental

Client: els experts i investigadors amb vocació històrica i l'administració des de la prespectiva de recuperar el document històric, no tant com gestor dels documents 'actius'.

b) L'arxiver del segle XX. Sortint de l'anonimat i del 'zulo' que podia represnetar l'arxiu del segle XIX descobreix que l'administració el necessita no com reclam històric, sinó com a part activa de la seva gestió documental. Encara, però, coexisteix la versió d'arxiver històric amb el nou perfil d'arxiver més dinàmic, obert a l'administració i que començara a donar les primeres passes de la difusió del patrimoni al conjunt de la societat.

Missió: conservar i difondre el patrimoni documental, amb nous reptes sobre la gestió documental de les administracions (depen dels països, però la majoria cap a finals de segle)

Client: els experts i investigadors i capa a finals del període les administracions i en pocs casos amb una vocació evident respecte els usuaris en general.

c) L'arxiver del segle XXI. Descobridor del món i de l'univers que l'envolta no des de la presencialitat en un espai / temps, sinó amb un entorn virtual, obert al món i atemporal. És el David o el Goliat de l'arxivística. Les funcions d'un arxiver esdevenen gairebé inassumibles en un sol perfil i s'accentua la tendència a la especialització respecte els 1000 anys de feina. L'arxiver ja no qüestiona de forma global quins són els seus clients i quins mecanismes s'han d'aplicar.

Missió: conservar, preservar i difondre el patrimoni documental i col·laborar i impulsar les polítiques de gestió documental en les organitzacions públiques i privades, incorporant òbviament els document electrònics.

Client: tot el món, públic i privat, presencial i virtual.

En aquest context, l'any 2012 ens situa en un escenari de projecció al món, de buscar eines que ens permetin accedir al món i al món accedir als arxius i als documents utilitzant un llenguatge comprensible i evident. Aquest punt és vital per poder respondre als interessos dels nostres clients.

Per assolir l'èxit cal despullar-nos i treure'ns de sobre allò que l'arxiver del XIX i XX pensaven, i que si em permeteu la indiscreció, es pot definir com la visió egocèntrica de l'arxiu, l'arxiver i el document. Aquest sentiment, aquesta realitat pròpia fins fa 4 dies xoca directament amb les necessitats dels sistemes d'informació actuals que no parteixen de l'arxiver com a centre del món ni de l'investigador expert com a únic client de l'arxiu, sinó que aposten per models d'informació basats en els usuaris en sentit ampli.

Els reptes són tants que no podem perdre el temps qüestionar-nos aquesta realitat. El document té un nou aparador, un nou espai en el món virtual i, molt important, un potencial infinit. Fins ara, aquesta reclusió dels documents als arxius ens ha fet poc visible en el millor dels casos, perquè en moltes poblacions som invisibles del tot. L'arxiver ha de disposar d'eines, però ha d'estar convençut d'aquesta evidència, però no reconeix-la és el primer pas a per seguir sent un arxiver del XIX o del XX, però en cap cas seguir el camí de l'arxivística moderna.

Com en qualsevol negoci, si NO coneixement bé el producte i els clients estem abocats al fracàs i no servei allò de que som cultura i som diferents. Tenim uns productes clars i molt definits que estem millorant dia a dia organitzat, descrivint, restaurant i digitalitzant fons i documents i uns clients sobre els quals tenim informació parcial. Cal posar l'accent en aquest usuaris i clients dels arxius en sentit ampli i definir les estratègies atenent a la diversitat de clients dels arxius, tant per necessitats com per sistemes d'accés. Ara tenim pistes, algunes dades que ja ens mostren que em de re orientar algunes polítiques a un format més obert i que garanteixi el dret que té qualsevol ciutadà a accedir a la cultura d'una forma eficient i amb qualitat.

Els arxius no poden estar al marge d'aquesta realitat, agradi o no, els nostres clients ja no són només els investigadors o genealogistes i això implica que s'han de generar polítiques orientades a donar un servei a qualsevol tipus d'usuari, sense discriminació i a través de qualsevol canal, presencial o remot. I en conseqüència, les eines de les quals parlarem en propers articles ja no poden ser pensades per especialistes o experts, sinó per qualsevol ciutadà, fàcils d'usar i seguint els paràmetres que les eines d'accés a la informació per Internet incorporen. Evidentment, deixant com opcions per experts altres possibles funcionalitats que no han de desaparèixer, sinó coexistir. Els arxius tenen un client clar, el món, sigui expert o no, públic o privat, estigui a la sala de consulta o a 2.000 quilòmetres.