Reflexionar per millorar: dels arxius a la muntanya..

Què ? El dia a dia d’un arxiu és del tot complex, en ocasions hiperactiu i, normalment, les accions i tasques adquireixen una velocitat que no permet fer abstraccions o aturades tècniques. Aquesta acostuma a ser la norma, la realitat i més en els temps que corren. Així, reflexionar i pensar sobre allò que fem, com ho fem, perquè ho fem o, no menys important, sobre allò que no fem esdevé un repte difícil i, en alguns casos, gairebé impossible. Fent un símil amb les aturades tècniques en el sector de la pesca, podríem convenir que una aturada o ‘reducció’ tècnica en el sector arxivístic hauria de permetre i facilitar la incorporació de noves idees, projectes i iniciatives que desenvolupin la professió en general i aquells projectes vinculats amb l’arxiu en concret. Tot plegat per posicionar l’arxiu com un valor en constant adaptació als canvis, analític amb el mercat, el producte i la interacció amb els clients.

A on ? Feta aquesta primera anàlisi, sembla evident que reflexionar sobre allò que fem és imprescindible per evolucionar i millorar. I en aquest punt intervé el lloc. Fora dels tractats o propostes més metodològiques sobre la ‘reflexió col·lectiva’ d’un d’equip de treball o dels alts directius d’una organització, la meva proposta es basa en una abstracció, del grup, de les persones seleccionades o d’un sol component, en l’espai i en el temps que permeti un treball eficaç fora del context i l’entorn del dia a dia. Aquesta abstracció pot portar-nos a la muntanya, a una cela de l’Abadia de Montserrat, al desert del Sàhara o a qualsevol lloc on desapareguin les inferències i la contaminació ‘mental’. És a dir, un lloc on l’objectiu de reflexionar sigui fàcilment assolible i tota la ‘performance’ potencií aquest objectiu. Pot ser en un espai més o menys acotat, però també pot ser útil desenvolupar-lo en espais oberts de muntanya que permetin una abstracció més genuïna. Però això va segons les persones i no es fàcil de generalitzar. Jo, personalment, escolliria un entorn de muntanya, aïllat i que permeti una reflexió tranquil·la, analítica, pausada i sense preses. La muntanya permet una doble abstracció, la del lloc de feina i la de la societat que ens envolta. A més, permet, en les dosi necessàries, fer una mica d’esport o, si no ens volem cansar massa, unes passejades que permetin alliberar la càrrega negativa i els prejudicis imprescindible abans d’iniciar una reflexió constructiva sol o amb grup.

Qui ? Ara que ja tenim el lloc, cal valor qui ha d’intervenir. Algunes tendències fixen en els caps o les ments pensants les persones escollides. Aquesta proposta parteix de la base que siguin els savis que existeixen en totes les organitzacions els que puguin guiar a la resta amb les seves aportacions. Personalment entenc que hi ha diferents esquemes que podem utilitzar i, probablement, dependran de factors com el tema de reflexió, l’impacte organitzatiu en l’entitat, nivell tècnic, etc.. En alguns casos probablement s’hagi de ser selectiu, però en molts altres podem incorporar al teixit humà d’una àrea o d’un arxiu que segur poden aportar experiència i coneixement i són, al meu entendre, una veritable font d’informació que ha de ser vital en el conjunt de reflexions. A més, des de la diagnosi fins a la proposta de línies d’actuació, ni la experiència ni el coneixement no és exclusiu i cadascú pot aportar una visió professional que permeti evolucionar, innovar i crear nous continguts i procediments de treball. Només hi ha una prerrogativa, ser positiu, constructiu, creure en l’equip de treball i disposar d’un catalitzador que sigui capaç de sintetitzar, concretar resultats i proposar accions de millora.

Sol o acompanyat ? Un sessió de reflexió professional, d’anàlisi crític de procediments, productes o resultats es pot desenvolupar individualment, acompanyat i ben acompanyat, però mai mal acompanyat. Aquesta seria una màxima quan ens plategem alguna acció de repensar conjuntament un tema. Sol o acompanyat ?, segons el què s’hagi d’analitzar o pensar, però si ha de ser en equip o grup, entenc com essencial una visió d’equip que incorpori un sentit constructiu i positiu de la reflexió. Al final, és cert que les decisions són responsabilitat de determinats caps en els diferents nivells organitzatius, però aquestes poden ser sòlides i basades en una reflexió conjunta o adoptades unilateralment. Les primeres tenen un impacte directe en el conjunt de l’organització perquè s’han generat a partir de la implicació de l’equip i comptem amb un alt nivell de participació en la decisió. En el segons cas, una decisió adoptada pel cap, pot ser més o menys ben rebuda per l’equip, però difícilment comptarà amb un suport tant fidel com la realitzada amb un cert consens i debat. Per tant, en la majoria de decisions és molt interessant que aquesta reflexió sigui conjunta. Al meu entendre, en molts casos disposar d’un punt de vista perifèric de l’equip de treball representa dos grans avantatges: primer, debatre conjuntament aquells temes claus de l’organització buscant el màxim rendiment del procés d’anàlisi i, segon, implicar a l’equip de treball en la pressa de decisions.

Què cal evitar? Hi ha uns quants aspectes que poden ser crítics en qualsevol procés de reflexió, especialment en els que impliquen a més d’una persona. Primer cal tenir clar que reflexionem per a millorar, no per consolidar les queixes i perpetuar accions perquè sempre s’han fet així. Partim de la detecció de mancances, però no en fem un castell inexpugnable, busquem com superar i millorar amb complicitats de l’equip. Segon, el grup seleccionat per participar en la reflexió ha d’incorporar components positius, adequats per a cada tema de reflexió i no tant positius perquè potser cal una visió més crítica, però el que no pot incorporar són els elements destructius perquè portaran al fracàs més absolut de la sessió.

Per tant, i molt com reflexió personal, és vital repensar el que fem, fer-nos una constant auditoria i ser innovador i creatiu a partir d’aquestes reflexions, no per improvisacions.

Jo, prefereixo una desconnexió a muntanya, on l’abstracció pot ser total i permet afegir al pastis de reflexió una natural connexió amb la natura que incorpora tranquil·litat i bones vibracions. Sol i acompanyat, segons el cas, cap problema.

Ara bé !!! amb un portàtil, si us plau.